În contextul unei concurenţe tot mai acerbe ce vizează protejarea drepturilor de proprietate intelectuală, securitatea informaţiilor precum şi planurile manageriale, tot mai mulţi parteneri de afaceri aleg ca în faza preliminară demarării oricăror negocieri să încheie un acord de confidenţialitate.
NDA (Non-disclosure agreement) sau acordul de confidenţialitate este tot mai des întâlnit în practică, fiind văzut ca un instrument de protejare a confidenţialităţii informaţiilor sensibile transmise celeilalte părţii în cadrul negocierilor.
Mai jos sunt doar câteva situaţii în care încheierea unui acord de confidenţialitate este necesară pentru a preveni divulgarea/utilizarea fără acord a unor informaţii cheie transmise cu titlu exclusiv unei anumite părţi:
În situaţia vânzării afacerii sau a unor părţi sociale/acţiuni din societate. O astfel de operaţiune presupune prezentarea, discutarea şi negocierea în prealabil a tuturor informaţiilor sensibile ce stau la baza afacerii ce urmează a fi transmise. Desigur, vor fi divulgate secrete comerciale şi situaţii contabile iar într-un astfel de caz se impune mai mult ca oricând încheierea unui acord de confidenţialitate.
La momentul contractării unui furnizor de servicii ce urmează să se ocupe de organizarea bazelor de date ce conţin informaţii despre clienţi sau corespondenţă (atât internă – între angajaţi cât şi externă – cu clienţi). Ţinând cont de faptul că în cadrul unei astfel de activităţi, furnizorul de servicii va avea acces la informaţii extrem de importante -date de contact, secrete comerciale transmise în cadrul corespondenţei-, este necesară încheierea unui acord de confidenţialitate.
În cazul negocierii cu un potenţial licenţiat al unui brevet de invenţie. În mod inevitabil, la momentul prezentării tehnologiei ce urmează a fi licenţiate, vor fi prezentate metoda de utilizare şi alte aspecte tehnice ce ţin de funcţionalitatea şi întrebuinţarea tehnologiei. Astfel de informaţii trebuie să rămână disponibile părţii din cadrul negocierilor exclusiv în perioada aferentă adoptării unei hotărârii şi nu trebuie în niciun caz comunicate către terţi. Astfel de limite pot fi impuse prealabil prin încheierea unui acord de confidenţialitate ce trasează definitiv limitele în care aceste informaţii pot fi utilizate.
Atunci când este încheiat contractul individual de muncă, acordul de confidenţialitate ia forma unei clauze de confidenţialitate inserate în contract. Având în vedere că angajaţii sunt cei care iau contact cu informaţii delicate ce privesc clienţii sau know-how-ul utilizat în activitatea comercială, în caz de nerespectare a limitelor stabilite prin conţinutul clauzei de confidenţialitate, dacă informaţiile sunt utilizate într-un alt mod decât cel prevăzut în contract, angajatorul va avea dreptul la daune-interese. Dacă o astfel de clauză nu a fost inserată la început în cadrul contractului de muncă, poate fi adăugată printr-un act adiţional.
Situaţiile de mai sus nu reprezintă nici pe departe o enumerare exhaustivă a cazurilor în care poate fi încheiat un acord de confidenţialitate. Totuşi, la redactarea acestuia, este necesară stabilirea în mod clar a limitelor ce vizează comunicarea informaţiilor confidenţiale şi, pe cale de consecinţă, acordului de confidenţialitate trebuie să îi fie acordată o atenţie deosebită.
