Arhivarea documentelor financiar-contabile ale organizațiilor în contextul GDPR

 Termenele de arhivare a documentelor financiar-contabile ale organizațiilor în contextul GDPR

Este deja binecunoscut, în condițiile în care atât online, dar și offline, un cuvânt la ordinea zilei este “temutul” GDPR, că, începând cu data de 25 mai 2018, va deveni aplicabil Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor, prescurtat RGPD sau, mai cunoscuta lui versiune engleză – GDPR).

Unul dintre principiile de bază ale acestui act normativ emis de către Parlamentul European și Consiliul Uniunii Europene este cel referitor la limitările legate de stocarea datelor cu caracter personal, principiu pe care îl regăsim în textul art. 5 lit. d din Regulament. Acest principiu prevede că datele cu caracter personal trebuie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele. Excepția de la acest principiu, respectiv stocarea acestor date pentru perioade mai lungi, este reprezentată de situația în care datele cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice.

Datele cu caracter personal sunt definite de Regulament (art. 4 pct. 1) ca fiind orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, persoană fizică identificabilă fiind persoana care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin  referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Analizând sumar definiția datelor cu caracter personal și conținutul obligatoriu al unora dintre cele mai uzuale documente financiar-contabile, se poate constata că majoritatea documentelor financiar-contabile emise sau deținute de către o societate conțin astfel de date.

În acest context, obligația de păstrare a documentelor financiar-contabile pentru termenele menționate în actele normative aplicabile în domeniu este dublată și de prevederile Regulamentului, care impun regula ca stocarea (arhivarea) acestor documente să fie realizată strict pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele cu caracter personal.

Spre exemplu, facturile pe care le emite societatea vor avea înscrise, cazul cumpărătorilor persoane fizice, numele, prenumele și adresa persoanelor fizice beneficiare de bunuri și servicii. Ca o paranteză, codul numeric personal al cumpărătorului – persoană fizică, nu mai reprezintă o cerință obligatorie a fi inserată în cuprinsul facturilor. Precizarea este esențială și datorită faptului că acest CNP este inclus în categoria datelor sensibile, cu privire la care Regulamentul stabilește reguli și mai stricte de colectare și prelucrare.

Un alt exemplu se referă la ștatele de salarii, care cuprind, desigur, date cu caracter personal, astfel încât și în privința acestora, reglementările emise privind arhivarea documentelor financiar—contabile vor trebui să fie avute în vedere și raportat la obligația de stocare a datelor cu caracter personal numai pe perioada necesară prelucrării acestora.

Prin urmare, la data la care organizațiile vor adopta sau își vor revizui propriile politici de confidențialitate internă referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal, una dintre mențiunile obligatorii a fi inserate în acestea se va referi la termenele de stocare ale acestor date cu caracter personal inserate în documentele emise de către organizații, care vor fi termenele legale de păstrare.

Pentru documentele financiar-contabile, termenele de arhivare sunt cele menționate, în principal, în Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015.

Actul normativ prevede obligativitatea păstrării documentelor financiar-contabile pentru următoarele termene:

✔ 50 de ani – ștatele de salarii;

✔ 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite- registrele și documentele justificative contabile;

✔ 5 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite:

✔ notele de recepție și constatare diferențe;

✔ bonurile de primire în consignație;

✔ bonurile de predare, transfer, restituire;

✔ bonurile de consum (inclusiv bonurile de consum colectiv și fisele limita de consum)

✔ dispozițiile de livrare;

✔ fisele de magazie (inclusiv cu două unități de măsură)

✔ listele de inventariere (inclusiv pentru gestiuni global-valorice)

✔ chitanțe (inclusiv pentru operațiuni în valută)

✔ dispozitii de plată/încasare către casierie

✔ deconturi pentru operațiuni în participație

✔ ordine de deplasare (delegație, inclusiv în străinătate)

✔ deconturi de cheltuieli (pentru deplasări externe)

✔ deconturi de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)

✔ note de debitare-creditare

✔ extrase de cont

✔ borderouri de primire a obiectelor în consignație

✔ borderouri de ieșire a obiectelor în consignație

✔ jurnale privind operațiuni diverse (pentru deconturi sintetice)

✔ fișe decont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei)

✔ documente cumulative

✔ decizii de imputare

✔ angajamente de plată

✔ documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

  În concluzie, din coroborarea celor două acte normative – Regulamentul nr. 679/2016 și OMFP nr. 2634/2015, rezultă obligații în sarcina organizațiilor cu privire la arhivarea documentelor financiar – contabile pentru termene bine determinate, dar și respectarea strictă a acestor termene, pentru documentele care cuprind datele cu caracter personal.

Este de reținut și faptul că amenzile pe care organele de control fiscal le pot aplica în cazul păstrării documentelor pentru termene mai mici decât cele menționate în Ordinul Ministerului de Finanțe (25.000-27.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii și mari, sau 6.000 – 8.000 lei pentru celelalte persoane juridice) vor putea fi considerate minore față de cele pe care Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal ar putea să le aplice pentru încălcări ale Regulamentului (inclusiv cele referitoare la nerespectarea principiului referitor la stocarea datelor cu caracter personal pentru perioada strict necesară scopului prelucrării, deci în cazul păstrării unor documente ce conțin astfel de date pentru termene mai mari decât cele legale) în cazurile cele mai grave amenda aplicată putând fi de 20.000.000 euro  sau 4% din cifra de afaceri mondială totală anuală corespunzătoare exercițiului financiar anterior al organizației sancționate.

Lasă un comentariu