Noțiunea de dosar personal este reglementată prin HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților care prevede faptul că angajatorii au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l pastra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă în cazul unui control ITM.
Legea sus enunțată impune ca dosarul personal al salariatului să cuprindă cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, anexele și actele adiționale, acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/ certificate de calificare profesională, precum si orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în REVISAL.
Fișa postului, anexă la contractul individual de muncă, trebuie să se regaseasca la dosarul personal al salariatului alături de CIM.
Fișa individuală de evaluare anuală ar trebui și aceasta să se regăsească în dosarul personal al angajatului, deoarece este documentul oficial care certifică performanțele anuale și poate justifica concedierea sau acordarea unor beneficii cum ar fi drepturi salariale, bonusuri, dreptul la promovare etc.
Analizând prevederile legale de mai sus, apreciem că în sarcina angajatorului din domeniul privat există mențiuni obligatorii privind existența anumitor categorii de documente la dosarul de personal, lăsând, totuși, la aprecierea acestuia dacă dorește să pastreze și alte acte. Astfel, modalitatea de organizare a dosarului de personal (ordonare documente, documente suplimentare etc.) este la latiduinea angajatorului, însă cu respectarea obligațiilor legale.
Spre deosebire de domeniul privat, în cazul sectorului public de activitate, documentele din dosarul de personal trebuie să se regăsească în ordinea cronologică a emiterii acestora conform prevederilor art. 6 din H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.
Dosarele personale se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal. Este interzisă furnizarea de date despre persoane din cadrul societății unor solicitanți (cu excepția autorităților și instituțiilor publice abilitate) din afara acesteia ori din cadrul mass media.
Începând 01 ianuarie 2023, pentru persoanele nou angajate, dosarele personale se vor arhiva pentru un termen 5 ani.
Fiecare angajat este obligat să informeze angajatorul cu privire la orice schimbare privind starea sa civilă: căsătorie, schimbare de nume sau domiciliu, expirare act de identitate, expirare permis de conducere (în cazul angajaților pentru care desfășurarea activității implică utilizarea mașinii de serviciu) etc., iar dacă este cazul, acesta trebuie să prezinte o copie a noului act de identitate.
Pentru mai multe informații sau orice întrebări suplimentare, vă rugăm să nu ezitați să ne contactați:
➡ Telefon: (+4) 031 426 0745
📧 Email: office@grecupartners.ro
Suntem aici pentru a vă ajuta și pentru a oferi suportul nostru legal la toate situațiile dumneavoastră.
Așteptăm cu nerăbdare să discutăm cu dumneavoastră.
Avocat Ana Maria Nistor
