Cinci luni de la intrarea în vigoare a modificărilor privind legislația Societăților – dificultăți sau neregularități în practică
În data de 26 Noiembrie 2022, a intrat în vigoare Legea nr. 265/22.07.2022 privind registrul comerţului şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative cu incidenţă asupra înregistrării în registrul comerţului.
Acest nou act normativ a avut scopul declarat de a simplifică formalitățile de înființate și conducere a societăților, în spiritul insuflat de Directivele (UE) nr. 1132/2017 și nr. 1151/2019.
Două dintre modificările cele mai importante sunt (1) faptul că nu mai există posibilitatea pentru companii să aibă menționate în actul constitutiv alte activități decât cele care sunt și autorizate în mod efectiv prin depunerea declarației-tip pe propria răspundere și (2) faptul că nu mai este necesară pentru înființarea unei societăți depunerea dovezii privind rezervarea denumirii.
➡ În ceea ce privește obiectul de activitate, după cum bine cunoaștem, acesta este o componentă importantă a actului constitutiv al oricărei companii. Acesta descrie în detaliu activitățile pe care societatea le poate desfășura, prin menționarea unei liste de coduri CAEN. În trecut, această listă putea fi foarte extinsă, iar compania putea fi autorizată să desfășoare doar o parte din activități prin depunerea unei declarații pe proprie răspundere.
Conform noii variante a legii, actul constitutiv nu mai poate cuprinde și alte activități decât cele care sunt și autorizate în mod efectiv prin depunerea declarației-tip pe propria răspundere.
Inițial, în practică, personalul din cadrul Registrului Comerțului aplica această nouă regulă doar pentru societățile nou înființate însă, în ultima perioadă, ea este aplicată fără excepție la orice operațiune care presupune depunerea unei declarații pe proprie răspundere privind obiectul de activitate, fie că discutăm despre înființări de societăți, ori de modificări privind sediul, punctele de lucru, obiectul de activitate etc.
După cinci luni de la intrarea în vigoare a noii variante a legislației privind funcționarea și înființarea societăților, am identificat două provocări/aspecte demne de luat în considerare:
◾ Dacă, în trecut, actul constitutiv al societăților cuprindea o listă mai largă de activități decât cele efectiv autorizate, companiile trebuie acum să actualizeze aceste informații și să renunțe la activitățile care nu sunt autorizate. Aceasta poate duce la o serie de probleme administrative, inclusiv la nevoia de a actualiza documente, contracte etc.
În plus, trebuie să ținem cont că depunerea declarației-tip pe propria răspundere este necesară nu numai la înființarea unei societăți, ci și în cazul în care aceasta își modifică sediul social, obiectul de activitate sau punctele de lucru. Astfel, societățile existente trebuie să ia în considerare aceste modificări și să se asigure că lista de activități menționată în actul constitutiv coincide cu cea autorizată prin depunerea declarației.
Nu excludem situația în care, la fiecare mențiune, chiar dacă nu neapărat în legătură cu obiectul de activitate, să fie necesar ca organul de conducere să decidă punerea în acord a activităților real autorizate cu cele prevăzute în actul constitutiv.
◾ Avantajele unei liste mai “curate” a activităților
Deși modificarea poate fi dificilă pentru societățile existente, aceasta aduce un avantaj semnificativ pentru companiile nou înființate. În trecut, actul constitutiv putea cuprinde o listă foarte lungă de activități, multe dintre ele nerealiste sau chiar neautorizate. Aceasta poate duce la confuzie, greșeli în înregistrare sau dificultăți în obținerea autorizațiilor necesare. Prin impunerea regulii ca lista de activități menționată în actul constitutiv să fie identică cu cea autorizată prin depunerea declarației, se îmbunătățește claritatea și transparența procesului de înființare a unei societăți și se reduce riscul de a se face afaceri în afara obiectului de activitate autorizat. În plus, o listă mai “curată” a activităților poate facilita procesul de administrare al societății, deoarece se pot evita confuziile sau ambiguitățile cu privire la obiectul de activitate al acesteia.
➡ Cerința quasi-majorității privind depunerea dovezii privind rezervarea denumirii
Deși legea nu mai prevede obligativitatea depunerii dovezii privind rezervarea denumirii, în practica quasi-majoritară, această cerință este încă valabilă.
În mod obișnuit, procedura de înregistrare a unei societăți începe prin depunerea unei cereri de rezervare a denumirii. Acest lucru se face înainte de depunerea actului constitutiv și asigură că denumirea aleasă este disponibilă și nu a fost deja rezervată de către o altă societate.
În situația noastră, Desi legea nu mai prevede obligativitatea rezervarii de denumire, în marea majoritate a cazurilor, reprezentantii Registrului Comertului inca solicita acest lucru, ceea ce poate fi o problema pentru cei care doresc sa infiinteze o societate, deoarece daca denumirea aleasa este deja luata, trebuie sa o aleaga pe alta, ceea ce poate fi o pierdere de timp si resurse.
De aceea, este de preferat sa se faca rezervarea denumirii inainte de depunerea dosarului de infiintare a societatii. Dupa obtinerea dovezii privind rezervarea denumirii, dosarul de infiintare a societatii poate fi depus fara a mai exista riscul ca denumirea sa fie deja luata.
De asemenea, prin depunerea unei cereri de rezervare a denumirii, se poate asigura faptul ca denumirea aleasa este in concordanta cu legile si reglementarile in vigoare si este potrivita pentru domeniul de activitate al societatii.
În concluzie, modificările aduse prin Legea nr. 265/22.07.2022 privind registrul comerțului au avut ca scop simplificarea formalităților de înființare și conducere a societăților, în spiritul directivelelor UE nr. 1132/2017 și nr. 1151/2019. Deși unele dintre aceste modificări pot fi dificile pentru societățile existente, ele au avantajele lor, cum ar fi o listă mai “curată” a activităților și claritatea procesului de înființare a societăților. În plus, deși nu mai este obligatorie, rezervarea denumirii rămâne o cerință importantă în procesul de înființare a societăților, deoarece poate fi necesară pentru a evita problemele de înregistrare.
Avocat Alexandru Teodorescu
