În timp ce angajatorii vor dori să asigure securitatea și sănătatea angajaților lor, măsurile destinate să asigure un mediu de lucru sigur pot crește procesarea datelor cu caracter personal ale angajaților.
Atunci când introduc măsuri pentru angajați, prestatori/colaboratori pentru a răspunde amenințării coronavirusului, companiile trebuie să aleagă proceduri care să minimizeze atât riscul de infecție, cât și să respecte viața privată a acestora (de ex. o societate poate obține inevitabil informații privind starea de sănătate a unui angajat sau a unui membru de familie a acestuia; sau informații de tipul dacă un angajat a călătorit într-o regiune cu grad ridicat de risc etc).
Mai jos am stabilit câteva puncte cheie pe care angajatorii trebuie să le ia în considerare atunci când prelucrează datele angajaților în acest context.
Datele de contact ale angajaților
Pentru a menține angajații informați cu privire la modalitatea desfășurării activității la locul de muncă, angajatorii pot dori să utilizeze datele personale de contact ale angajaților (de ex. numărul de telefon personal).
În acest sens, angajatorii ar trebui să ia în considerare dacă au o bază legală în conformitate cu articolul 6 din Regulamentul 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare „GDPR”) pentru prelucrarea acestor date și prin urmare să analizeze în concret dacă îi pot contacta pe angajați la numerele de telefon personale.
Datele privind starea de sănătate
Monitorizarea situației coronavirusului poate însemna că angajatorii prelucrează mai multe date referitoare la starea de sănătate a angajaților dar și a membrilor de familie ai acestora, precum și a altor persoane, cum ar fi: furnizorii, clienții, colaboratorii etc.
Există două puncte principale de care trebuie să țină cont societățile:
- Angajatorii ar trebui să aibă în vedere articolul 9 din GDPR. Dacă angajatorii solicită date despre starea de sănătate de la o persoană fizică, de ex. întrebând dacă face parte dintr-un grup cu grad „de risc” sau informații despre simptome, articolul 9 prevede că datele din categorii speciale, care includ date privitoare la starea de sănătate, nu ar trebui să fie în general prelucrate, cu excepția unui număr limitat de situații, care sunt enumerate în articolul 9 alin. (2). Pentru ca un angajator să poată prelucra datele privind starea de sănătate furnizate, acea utilizare va trebui să se încadreze într-o excepție enumerată la articolul 9 alin. (2), precum și să aibă o bază legală pentru prelucrarea în conformitate cu articolul 6.
- Angajatorii nu ar trebui să prelucreze datele privitoare la starea de sănătate pe care le dețin pentru un scop nou, fără să ia în considerare implicațiile privind protecția datelor. De exemplu, angajatorii pot păstra concediile medicale doar în scopul achitării drepturilor salariale pentru angajați în conformitate cu prevederile legale. Folosirea acestor concedii pentru un nou scop, de ex. pentru a verifica istoricul bolilor respiratorii, ar putea provoca probleme de protecție a datelor unui angajator.
Retenția datelor cu caracter personal
Un ultim punct de luat în considerare este stabilirea perioadei pentru care pot fi păstrate datele cu caracter personal ale angajaților referitoare la Covid-19. Mulți angajatori vor colecta nu numai informații despre starea de sănătate a angajaților ci și a membrilor de familie ai acestora, cât și informații despre planurile recente și viitoare de călătorie ale acestora.
În acest sens angajatorii ar trebui să stabilească perioada pentru care vor păstra aceste date cu caracter personal extrem de sensibile.
De asemenea, societățile trebuie să aibă în vedere faptul că și anumite circumstanțe legate de o persoană pot reprezenta, date cu caracter personal, ca de exemplu dacă un angajat este în carantină sau poartă mască de protecție, colegii pot presupune că are probleme de sănătate.
Prin urmare, angajatorii trebuie să stabilească o linie de raportare adecvată pentru a trata problemele angajaților dar și reclamațiile de hărțuire. Este esențial să se asigure că rapoartele despre angajați (de ex. exprimarea suspiciunii că cineva ar fi putut fi infectat sau a încălcat practicile preventive) nu duc la intimidare sau discriminare.
