Printre cele mai utilizate mijloace de prelucrare a datelor cu caracter personal de către asociațiile de proprietari se numără și sistemele de televiziune cu circuit închis (CCTV sau camerele video), instalate de cele mai multe ori, așa cum rezultă din practică, într-un mod care nu asigură respectarea dreptului la viață privată al locatarilor. Aceste procese de prelucrare a datelor (în speță, prin intermediul camerelor video sunt prelucrate, ca date cu caracter personal imaginea, dar și vocea persoanelor vizate) intră sub incidența reglementării în materia protecției datelor și a confidențialității. Prin urmare asociațiile de proprietari, ca operatori de date, trebuie să fie atente la modul în care instalează echipamentul tip CCTV, dar și la documentația GDPR care trebuie întocmită pentru a justifica interesul legitim al operatorului în prelucrarea datelor proprietarilor.
- Este sistemul de înregistrare video un mijloc de prelucrare a datelor personale?
CCTV reprezintă un veridic mijloc de prelucrare, și, mai mult decât atât, atunci când sunt stocate imaginile locatarilor, iar acestea pot fi accesate și la un moment ulterior înregistrării, sistemul de video-monitorizare devine un real sistem de evidență al datelor. Acest sistem este caracterizat printr-un set structurat de date accesibile conform unor criterii specifice, care poate fi electronic (în marea majoritate a cazurilor) sau pe suport de hârtie.
- Care este baza legală de prelucrare a datelor locatarilor prin intermediul camerelor video?
Potrivit ANSPDCP, măsura instalării unui sistem de supraveghere video poate fi luată de către asociația de proprietari în baza interesului său legitim, prevăzut de art. 6, alin. (1), lit. f) din Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). În concret, interesul legitim se poate referi la asigurarea pazei şi protecției persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a instalațiilor de utilitate publică, precum și a împrejmuirilor afectate acestora, dar și în zona de acces în imobil sau lifturi.
Pentru a sta la baza prelucrării, interesul legitim nu trebuie doar să existe, ci trebuie demonstrat prin intermediul documentației GDPR, întocmite la nivelul asociației de proprietari. Mai mult, hotărârea de a instala un sistem tip CCTV trebuie adoptată în cadrul adunării generale a asociaţiei de proprietari, potrivit legii.
Scopul trebuie să fie unul determinat, legitim și explicit și să rămână același pe tot parcursul prelucrării datelor. Astfel, în cazul instalării de sisteme de supraveghere video, legitimitatea scopului este constituită de securitatea persoanelor, bunurilor și a spațiilor. Operatorul nu poate să prelucreze date cu alt scop decât cel inițial și are obligația de a dovedi justificarea interesului legitim printr-o documentație internă specifică.
- Care sunt obligațiile asociației de proprietari în contextul video-supravegherii?
Astfel cum a fost precizat, pentru a putea demonstra existența interesului legitim de instalare a unui sistem CCTV asociațiile de proprietari trebuie să întocmească documentația specifică în materia protecției datelor care, în cazul unui control din partea ANSPDCP, va fi pusă la dispoziția acestei din urmă autorități.
Mai mult, asociația deține și obligația de informare a locatarilor, ca persoane vizate, cu privire la prelucrarea de date astfel realizate, prin comunicarea unei note de informare, respectiv prin afișarea pictogramelor ce informează asupra video-monitorizării spațiilor comune.
Totodată, asociațiile sunt obligate să se asigure că echipamentele prin care se înregistrează video se focalizează doar pe ariile ce trebuie în mod strict supravegheate (cum este, de exemplu, intrarea în imobil) pentru a se respecta principiul limitării prelucrării datelor cu caracter personal. În ceea ce privește camerele video amplasate pe fiecare palier este necesar acordul fiecărui locatar întrucât se pune problema protejării dreptului la viața privată, pe lângă cea a confidențialității datelor.
- Cât timp pot fi stocate imaginile surprinse pe camerele video?
În acord cu legislația națională specifică, ANSPDCP recomandă ca imaginile prelucrate prin intermediul sistemului tip CCTV să nu fie stocate pentru o perioadă care să depășească 30 de zile calendaristice. Potrivit autorității, excepție pot face situațiile temeinic justificate în care s-au produs evenimente ce necesită stocarea doar a imaginilor relevante pe o perioadă mai mare de timp necesară îndeplinirii scopurilor respective (de exemplu, până la soluționarea definitivă a unei cauze penale de către organele judiciare).
- Ce se întâmplă atunci când o societate specializată care se ocupă, prin contract, de mentenanța sistemului de supraveghere are acces la datele cu caracter personal?
O astfel de societate va acționa în calitate de persoană împuternicită a asociației în contextul în care va efectua operațiunile necesare în numele asociației de proprietari. Astfel, societatea astfel împuternicită va fi ținută să-și respecte obligațiile în conformitate cu legislația relevantă, cum ar fi stabilirea și menținerea unui număr limitat de persoane care au acces la imagini, care să opereze în sensul prelucrării doar la cererea operatorului sau atunci când legea internă sau legislația europeană prevăd acestă posibilitate.
În concluzie, atât cu privire la prelucrarea imaginilor preluate de camerele de supraveghere, cât și în general, în activitatea specifică, asociațiile de proprietari sunt operatori de date cu caracter personal și trebuie să își îndeplinească obligațiile în materie de prelucrare a datelor. Desemnarea unui Responsabil cu Protecția Datelor (DPO) poate fi o măsură diligentă, aptă a demonstra preocuparea asociației de proprietari cu privire la protecția datelor locatarilor.
Avocat Mihaela Bălău
