Legislația romană prevede că sucursala este un dezmembrământ fără personalitate juridică a unei societății (conform art.43 din Legea nr.31/1990), astfel încât nu beneficiază de un patrimoniu propriu, distinct de cel al societății mamă, care să poată fi supus procedurii insolvenței separat de patrimoniul societății mamă. Prin urmare, toate datoriile înregistrate în urma activității comerciale desfășurată de către o sucursală se transferă societății mamă, care are personalitate juridică, patrimoniu și este beneficiară a veniturilor realizate prin sucursala sa, fiind obligată să le achite.
Potrivit art. 44 din Legea nr.31/1990 societăţile străine pot înfiinţa în România, cu respectarea legii române, filiale, precum şi sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte sedii secundare, dacă acest drept le este recunoscut de legea statutului lor organic.
Din punct de vedere operațional, procesul de înregistrare în registrul comerţului, înregistrare fiscală şi autorizarea funcţionării unei sucursale în România de o societate cu sediul în străinătate, implică ca durată o perioadă de aproximativ 30 de zile.
Sucursala beneficiază de o autonomie limitată stabilită de societatea-mamă, beneficiind doar de acel patrimoniu (masa de bunuri) care ii este atribuit de societatea-mamă și actionează întotdeauna doar în numele său pe seama societații-mama.
Un aspect important, sucursala nu poate participa în nume propriu la circuitul juridic iar actele juridice pe care le reclamă desfășurarea activității sucursalei se încheie de reprezentanții desemnați de societatea-mamă.
Cât privește procesul de înființare, trebuie punctat faptul că nu sunt necesare operaţiuni prealabile întrucât pentru sucursale nu este obligatorie verificarea prealabilă a disponibilităţii şi rezervarea denumirii firmei.
Astfel, denumirea sucursalei se compune din denumirea persoanei juridice care a înfiinţat-o, denumirea localităţii unde se află sediul social al acesteia, urmată de cuvântul “sucursală” şi de denumirea localităţii în care are sediul sucursala.
Noul act normativ recent adoptat ce reglementeaza activiatea registrului comerțului (265/2022) a simplificat procesul operațional urmare a implementării sistemului de interconectare a registrelor comerţului, în sensul că, potrivit art. 74 din Legea nr. 265/2022: ”(3)ONRC transmite, prin intermediul sistemului de interconectare a registrelor comerţului, registrului comerţului de la sediul persoanei juridice din străinătate un extras privind înregistrarea sucursalei”.
Printre documentele necesare pentru înregistrarea sucursalei unei societăți comerciale cu sediul în afara României putem enumera: actul constitutiv şi statutul persoanei juridice din străinătate dacă sunt conţinute în documente separate, împreună cu toate modificările acestor documente sau actul constitutiv actualizat, în traducere legalizată efectuată de un traducător autorizat; actele de identitate ale persoanelor împuternicite să reprezinte sucursala; documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social al sucursalei; un certificat, care să ateste existența societății, emis de registrul în care este înmatriculată persoana juridică din străinătate, însoțit de traducerea în limba română, legalizată, efectuată de un traducător autorizat.
Suplimentar, daca ne aflăm în situația sucursalelor deschise de persoane juridice care nu sunt guvernate de legea unui stat membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European se depun la registrul comerţului de la sediul sucursalei situaţiile financiare anuale ale operatorului economic, aşa cum sunt acestea întocmite, auditate şi publicate în conformitate cu legea din România sau, după caz, cu legea care guvernează persoana juridică din străinătate dacă aceasta prevede reguli contabile echivalente celor aflate în vigoare în Uniunea Europeană.
Cu privire la reprezentantul desemnat de societatea-mamă, după caz, sunt necesare informații privind:
- cazierul fiscal al persoanelor fizice care au obligația prezentării certificatului de cazier fiscal (obținute de către ORCT, din oficiu, de la ANAF) sau
- declaraţia pe propria răspundere a persoanei fizice (cetăţean străin) împuternicită să reprezinte sucursala, din care să reiasă că nu este înregistrată fiscal în România.Persoanele fizice şi juridice străine care nu sunt înregistrate fiscal în România depun o declaraţie pe proprie răspundere (persoana fizică sau, după caz, reprezentantul persoanei juridice străine) din care să rezulte că (art. 8 alin. (4) din O.G. nr. 39/2015 privind cazierul fiscal):
- nu au săvârşit fapte natura celor care se înscriu în evidenţa cazierului fiscal;
- nu s-au aflat în situaţii de natura celor care se înscriu în evidenţa cazierului fiscal;
- nu sunt înregistrate fiscal în România.
- declarația pe propria răspundere din care să rezulte că îndeplinește condițiile legale pentru deținerea acestei calități;
Încheierea registratorului privind soluționarea cererii de înregistrare în registrul comerțului se publică în Buletinul Electronic al Registrului Comerțului și poate fi vizualizată, gratuit, prin accesarea portalului de servicii online al ONRC iar extrasul încheierii registratorului privind înregistrarea unei sucursale a unei persoane juridice se publică în Monitorul Oficial al României – Partea a IV-a.
Avocat Alexandra Florescu
