Este legală colectarea CNP-ului de magazinele on-line în vederea facturării clienţilor?

Comerţul on-line nu numai că a devenit un fenomen de amploare, dar s-a şi dezvoltat atât de mult încât a schimbat modul în care se desfăşoară afacerile actualmente. Nicio companie de succes nu poate ignora acest segment din moment ce din perspectiva consumatorilor comerţul on-line reprezintă un instrument pentru a achiziţiona rapid, comod şi care se desfăşoară în timp real.

Expansiunea continuă a shopurilor on-line demonstrează faptul că avantajele acestui tip de comerţ nu pot fi contestate. Cu toate acestea, comerţul on-line reprezintă un segment distinct în legislaţia care stabileşte modul în care se desfăşoară întreaga activitate ce ţine de acesta. Dincolo de implicaţiile organizatorice generale pe care le implică un magazin on-line, este necesară o atenţie sporită în cea ce priveşte legalitatea tuturor operaţiunilor desfăşurate prin intermediul acestuia. Un rol important în buna funcţionare a unui business în domeniul comerţului electronic îl au evidenţele contabile, fiind necesară o corectă întocmire a documentelor fiscale.    Întocmirea documentelor fiscale se face în urma furnizării informaţiilor oferite de cumpărător societăţii vânzătoare, motiv pentru care legalitatea solicitării datelor cu caracter personal ale cumpărătorului în momentul achiziţionării unui produs a constituit, în practică, punctul de plecare al variatelor interpretări pe această temă. O chestiune importantă care implică o serie de discuţii bazate pe diferite interpretări este cea privind obligativitatea inserării codului numeric personal pe factura fiscală în cazul achiziţiilor prin intermediul unui shop on-line de către persoane fizice.

Conform art. 319  alin. (20) lit. f) din Codul Fiscal, factura fiscală trebuie să cuprindă în mod obligatoriu, în vederea identificării beneficiarului, următoarele informaţii: „f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă”.

Analizând dispoziţia legală anterior menţionată rezultă că elementul de identificare al beneficiarului constând în codul de identificare fiscală este necesar doar în cazul persoanelor impozabile ori a persoanelor juridice neimpozabile. Noţiunea de persoană impozabilă nu vizează persoana fizică stricto sensu, ci se referă la persoana ce desfăşoară activităţi economice şi este înregistrată la organul fiscal. Astfel că deşi codul de identificare fiscală este, în cazul persoanelor fizice, codul numeric personal, acesta nu este cerut obligatoriu de lege în vederea facturării acestora atunci când deţin calitatea de beneficiar în cadrul unui raport juridic.

Deşi în cazul emiterii unei facturi fiscale nu există o obligaţie legală expresă privind inserarea codului numeric personal în cazul în care beneficiarul este o persoană fizică, colectarea acestei date cu caracter personal şi prelucrarea acesteia în scopul facturării va fi posibilă în condiţiile prevăzute de legea specială privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Astfel încât, dacă se doreşte inserarea CNP-ului pe factura fiscală, va fi necesară îndeplinirea condiţiei consimţământului expres şi neechivoc al persoanei vizate de  prelucrare prevăzută de Legea 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi liberă circulaţie a acestor date. Art. 8 alin. (1) din actul normativ menţionat prevede: „(1)Prelucrarea codului numeric personal sau a altor date cu caracter personal având o funcţie de identificare de aplicabilitate generală poate fi efectuată numai dacă: a)persoana vizată şi-a dat în mod expres consimţământul sau b) prelucrarea este prevăzută în mod expres de o dispoziţie legală”.     Raportat la aceste prevederi legale, rezultă că din moment ce legislaţia fiscală nu impune inserarea CNP-ului în mod expres pe facturile fiscale în vederea identificării beneficiarului persoană fizică, operaţiunea de emitere a facturilor fiscale ce conţin CNP-ul clientului va fi condiţionată de consimţământul expres şi neechivoc al acestuia privind furnizarea în acest scop a datei cu caracter personal.

Prelucrarea datelor cu caracter personal cu încălcarea dispoziţiilor legale mai sus-menţionate constituie, potrivit legii, contravenţie şi ar putea atrage aplicarea unei amenzi de către autoritatea competentă în a aplica sancţiuni pentru nerespectarea prevederilor legale privind prelucrarea acestor categorii de date.

De regulă, în cadrul operaţiunilor de comerţ on-line, condiţiile prelucrării datelor cu caracter personal sunt prevăzute în cadrul aşa-numitei „politici de confidenţialitate” care prevede condiţiile colectării datelor cu caracter personal. În practică, în vederea obţinerii consimţământului persoanei ale cărei date personale se doresc a fi prelucrate, se inserează un mecanism automat care presupunea bifarea unui câmp anterior plasării unei comenzi sau în contextul în care persoana interesată îşi creează contul de utilizator.

De asemenea, în vederea colectării codului numeric personal, este inserat, în cazul multor magazine on-line, un câmp obligatoriu în care consumatorul trebuie să insereze această informaţie. De reţinut este faptul că nu se poate considera că această modalitate echivalează cu obţinerea unui consimţământ expres şi neechivoc deoarece consumatorul ar trebui să aibă opţiunea de a opta între a furniza sau nu această dată cu caracter personal. Or, solicitarea CNP-ului prin impunerea completării unui câmp obligatoriu pentru a putea achiziţiona produse dintr-un shop on-line/ pentru a crea un cont de utilizator ridică probleme de legalitate privind obţinerea consimţământului. Mai mult decât atât, dacă unui consumator îi este refuzată o tranzacţie pe motiv că a refuzat să pună la dispoziţia comerciantului CNP-ul în vederea facturării, consumatorul se poate adresa autorităţii competente în materia supravegherii prelucrării datelor cu caracter personal precum şi autorităţii competente în materia protecţiei consumatorilor pentru nerespectarea dispoziţiilor legale referitoare la refuzul de a vinde.

În lumina tuturor celor menţionate se poate concluziona că inserarea codului numeric personal pe facturile fiscale ca urmare a efectuării operaţiunilor ce ţin de comerţ on-line nu este obligatorie însă solicitarea acestei date cu caracter personal clientului cu respectarea condiţiei consimţământului expres şi neechivoc va fi permisă de lege. Refuzul consumatorului de a furniza această informaţie comerciantului nu poate reprezenta temei al întreruperii operaţiunii de vânzare în lipsa altor elemente obiective care să impună această măsură, iar orice refuz neîntemeiat de a vinde în aceste condiţii va putea constitui premisa aplicării de sancţiuni  comerciantului de Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, pe de o parte, precum şi de Autoritatea Naţională pentru Protecţia Consumatorilor, pe de altă parte.