Importanța autorizării codurilor CAEN la Registrul Comerțului

Clasificarea Activităților din Economia Naționala (pe scurt, CAEN) cuprinde lista tuturor activităților pe care o societate le poate desfășura pe teritoriul României.

Una dintre principalele tentații care apar atunci când cineva înființează o societate, mai ales în contextul în care nu apelează la asistența unui avocat în cadrul acestei proceduri, este introducerea întregii liste de activități în actul constitutiv al societății, deși aceasta ar urma să desfășoare numai o parte foarte mică dintre acestea.

Acest aspect poate duce la prelungirea perioadei necesare pentru înființarea societății, în sensul amânării soluționării dosarului de înființare de către reprezentanții Registrului Comerțului pentru  ca actul constitutiv să fie modificat, dat fiind faptul că există anumite activități care necesită autorizații prealabile, activități care pot fi desfășurate numai ca obiect unic de activitate sau activități care pot fi desfășurate numai ca obiect principal de activitate.

O altă eroare des întâlnită constă în impresia proaspeților antreprenori a faptului că societatea pe care au înființat-o poate desfășura toate activitățile incluse în actul constitutiv, fără a fi necesară îndeplinirea unei alte formalități.

În fapt, activitățile pe care o societate poate să le desfășoare sunt numai cele incluse în declarația model 2 depusă la înființarea societății, sau în declarația model 3 depusă cu ocazia schimbării sediului, înființării unui punct de lucru sau schimbarea obiectului de activitate.

Aceste declarații cuprind o secțiune prin care asociatul și/sau administratorul societății își asumă o serie de obligații, în ceea ce privește respectarea legislației și reglementărilor din domeniile sanitar, sanitar-veterinar și pentru siguranța alimentelor, protecției mediului și protecției muncii, legate de activitățile pe care societatea le va desfășura la sediul social, la punctul de lucru sau la terți, în afara sediilor.

Declarațiile în cauză sunt transmise de către Registrul Comerțului către autoritățile cu competențe în domeniile sus-menționate, care pot efectua inspecții pentru a verifica dacă într-adevăr societatea respectă reglementările în domeniu. Tocmai acest fapt poate duce la sancționarea profesioniștilor, fie pentru că desfășoară activități care apar în actul constitutiv, dar nu au fost incluse în declarația de autorizare, fie pentru că nu sunt respectate exigențele legale în domeniu.

În acest sens, este foarte important ca antreprenorii să conștientizeze nu numai importanța autorizării codurilor CAEN din actul constitutiv, dar și pe cea a momentului autorizării.  Astfel, dacă societatea își dorește să activeze la un moment dat într-un anumit domeniu, însă nu are încă toate resursele necesare în acest sens, precum un spațiu adecvat și echipament conform legislației în domeniu, spre exemplu, codul CAEN poate fi introdus în actul constitutiv, însă este preferabil să nu fie autorizat până când societatea va putea îndeplini efectiv exigențele legale în domeniu. Această abordare poate ajuta societatea să evite amenzi aplicate de autoritățile competente pentru neîndeplinirea unor condiții specifice unei activități pe care societatea nici nu a început să o presteze efectiv, dar pe care a declarat că o va desfășura.

În același timp, relevanță prezintă și locul unde este autorizată activitatea în cauză. Așadar, o activitate autorizată la sediul societății nu poate fi desfășurată în mod automat și la un punct de lucru al acesteia, sau în afara sediilor, dacă nu au fost declarate în mod expres ca urmând a fi desfășurate la un anumit punct de lucru sau în afara sediilor prin declarațiile potrivite. Și în astfel de situații, completarea neadecvată a declarației model 2 sau model 3 poate duce la sancționarea societății.

Astfel de sancțiuni pot fi ușor evitate prin stabilirea în amănunt a activităților pe care societatea le va desfășura, verificarea exigențelor legale în domeniu și autorizarea acestora în mod corect, în spațiul unde vor fi efectiv desfășurate sau la terți și la momentul potrivit, adică imediat anterior ce societatea ar urma să înceapă activitatea într-un anumit domeniu.

În concluzie, consultarea unui avocat poate asigura “croirea” actului constitutiv într-un mod care să reflecte activitățile pe care societatea urmează să le desfășoare efectiv, sau pe care intenționează să le desfășoare în viitorul apropiat și autorizarea adecvată la Registrul Comerțului a codurilor CAEN incluse în actul constitutiv.