Odată cu începerea aplicării GDPR din 2018, au circulat tot felul de păreri conform cărora utilizarea GPS pentru supravegherea angajaților nu ar fi legală sau că ar trebui consimțământul acestora pentru utilizarea GPS pe mașinile de serviciu (însemnând și că ei iși pot retrage consimțământul oricând).
Bineînțeles, pe lângă prevederile GDPR s-a pus în discuție și dreptul la viață privată a angajatului (art. 8 din Convenția europeană a drepturilor omului) în contextul utilizării de către angajator a monitorizării deplasărilor angajaților printr-un sistem GPS instalat pe mașina de serviciu.
Chiar dacă este vorba de mașina de serviciu, este cunoscut faptul că în cele mai multe cazuri, mașina de serviciu este folosită după terminarea programului de către angajat în interes personal.
Foarte multe societăți își puneau problema dacă puteau concedia un angajat în cazul în care aflau din analizarea datelor GPS că respectivul angajat folosea mașina în interes personal în timpul serviciului – consumând, bineînțeles, combustibil furnizat de societate. Având în vedere faptul că dispunerea concedierii trebuie facută cu mare grijă, fiind de foarte multe ori contestată în instanță, motivul concedierii trebuie probat și procedura întocmită cu atenție.
Curtea Europeană a Drepturilor Omului („CEDO”) a analizat recent în anul 2022 în cazul Florindo de Almeida Vasconcelos Gramaxo v. Portugalia dacă datele GPS pot fi folosite pentru a dispune concedierea unui angajat și a considerat că nu a avut loc o încălcare a dreptului la viață privată a angajatului.
Ce este important de remarcat este faptul că în speța în care CEDO s-a pronunțat, societatea asigurase în prealabil o informare corespunzătoare cu privire la instalarea sistemului de monitorizare GPS, iar datele prelucrate fuseseră limitate la minimul necesar pentru atingerea scopului legitim urmărit de angajator, respectiv de a monitoriza cheltuielile societății.
Pentru a putea folosi datele furnizate de sistemul GPS vă recomandăm următoarele:
- Societatea trebuie să informeze angajatul din momentul predării mașinii atât cu privire la existența sistemului GPS cât și asupra faptului că acesta este destinat să monitorizeze distanțele parcurse în desfășurarea activităților angajaților. Informarea trebuie să cuprindă scopurile în care vor putea fi utilizate datele, precum și celelalte informații necesare conform GDPR;
- recomandăm a se include în Regulamentul intern faptul că discrepanța între datele de kilometraj furnizate de sistemul GPS și datele furnizate de angajat constituie abatere disciplinară și că se poate iniția o procedură disciplinară împotriva angajaților;
- informațiile rezultate din sistemul GPS trebuie să fie disponibile doar persoanelor responsabile cu alocarea și aprobarea deplasărilor și a cheltuielilor, astfel încât să existe o prelucrare limitată a datelor privind deplasările angajaților;
- să se asigure că datele colectate prin sistemele GPS, prelucrate de societate, sunt limitate până la minimul necesar, stabilit prin raportare la scopul pentru care sunt colectate;
- să se asigure că au fost stabilite măsuri tehnice și organizatorice pentru protecția datelor – inclusiv securitatea tehnică, stabilirea unei durate de stocare a datelor limitată, modalitatea de acces la date etc.;
- încheierea unui contract cu furnizorul sistemului GPS în calitate de persoană împuternicită pentru a se asigura de respectarea obligațiilor inclusiv de către persoana împuternicită conform GDPR;
- în cazul oricărei prelucrări, trebuie să se realizeze o analiză prin care să se verifice dacă ar trebui să primeze interesul legitim al societății (controlul cheltuielilor prin implementarea sistemului GPS) sau interesele, drepturile și libertățile fundamentale ale angajaților și dacă există alte metode prin care societatea ar putea verifica cheltuielile.
Avocat Elena Grecu
