Procedura modificării denumirii societății – modificare firmă.
Firma are ca principală funcţie identificarea comerciantului prin individualizarea lui faţă de alţi comercianţi şi joacă un rol important în atragerea clientelei. Așa cum arată art. 30 din Legea 26/1990, firma este numele sau, după caz, denumirea sub care un comerciant îşi exercită comerţul şi sub care semnează. Conform ONRC, o firmă este disponibilă, adică susceptibilă de a fi apropriată de un profesionist, atunci când nu aparţine altui profesionist prin înregistrarea ei anterioară în Registrul Comerţului. Firma este distinctivă atunci când constă într-o denumire care nu este necesară, generică sau uzuală şi atunci când nu este identică sau similară cu alte firme înregistrate anterior în Registrul Comerţului.
Distinctivitatea firmei se apreciază atât din punctul de vedere al grafiei, cât şi al topicii cuvintelor care formează denumirea. Nu reprezintă elemente de distinctivitate: articularea cuvintelor, inversarea ordinii cuvintelor care au intrat în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate, dublarea uneia sau mai multora dintre literele ori cifrele care au intrat în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate, adăugarea sau eliminarea adverbelor, prepoziţiilor, conjuncţiilor, numerelor, semnelor de punctuaţie şi a altor particularităţi similare, având o semnificaţie vagă, precum şi a abrevierilor care nu sunt de natură să schimbe înţelesul denumirii.De asemenea, utilizarea unor cuvinte diferite din punct de vedere semantic, dar identice fonetic, folosirea unor prescurtări ale cuvintelor care intră în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate, utilizarea simbolurilor echivalente literelor şi cuvintelor, de exemplu, @, #, % etc, nu pot constitui elemente de distinctivitate. Nici utilizarea/neutilizarea diacriticelor, adăugarea, eliminarea sau înlocuirea unei părţi din denumirea înregistrată sau rezervată, dacă adăugarea, eliminarea sau înlocuirea nu schimbă înţelesul firmei sau utilizarea cuvintelor “grup”, “holding”, “company”, “trust”, “com”, “trans” ori altele asemenea, adăugarea cuvântului “România” indiferent de limba în care este redat, nu reprezintă elemente de distinctivitate.
Schimbarea denumirii unei societăți reprezintă o mențiune care se înregistrează la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul din județul în care societatea își are sediul social, această procedură realizându-se, după cum urmează, în două etape:
- Etapa operaţiunilor prealabile. În această etapă se completează cererea de verificare disponibilitate şi/sau rezervare firmă cu 3 denumiri, în ordinea preferințelor, urmând ca, dupa finalizarea procedurii, denumirea primită să o înlocuiască pe cea veche. Răspunsul va fi furnizat pe loc, denumirea este valabilă pentru o perioadă de 3 luni din momentul primirii acesteia. În această etapă nu se percep taxe.
- Etapa înregistrării presupune completarea si depunerea dosarului la Oficiul Registrului Comerțului, documentele necesare pentru completarea dosarului fiind următoarele: 1. Cererea de înregistrare (original); 2. Dacă este cazul, declaraţia-tip pe propria răspundere semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că:
- persoana juridică nu desfăşoară, la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani (model 3–original);
- persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii pentru activităţile precizate în declaraţia-tip (model 3– original);
- 3. Dovada verificării disponibilităţii şi a rezervării firmei (original); 4. Dacă este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevăzut de art. 39 din Legea nr. 26/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare (copie); 5. Actul modificator al actului constitutiv (hotărârea adunării generale a asociaţilor acţionarilor/decizia asociatului unic, original); 6. Certificatul de înregistrare (original); Actul constitutiv actualizat (original); 8. Dacă este cazul:
- avizele prealabile prevăzute de legile speciale (original);
- împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original);
- Dovezile privind plata tarifului legal. Costul acestei mențiuni este reprezentat de taxa percepută pentru publicarea mențiunii în Monitorul Oficial-Partea a-IV-a. Taxa poate varia și se calculează raportat la contorul de cuvinte( anexă la hotărârea adunării generale a asociaţilor, acţionarilor/decizia asociatului unic). Contorul de cuvinte se referă la numărul de pagini, cuvinte, caractere(fără spații), caractere(cu spații), paragrafe, linii. Orientativ, cuantumul minim al taxei este de 122 lei.
În cazul în care mențiunea este admisă, dovada schimbării denumirii societății se eliberează într-un termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii dosarului.
