Apariția reprezentațelor societăților pe teritoriul altor state decât cele în care societățile-mama sunt inființate este dictată, de regulă, de rațiuni ce au la bază facilitarea derulării operațiunilor în procesul tranzacțiilor comerciale. Prin intermediul acestor structuri, o serie de acte și fapte juridice necesare desfășurării activităților societăților care le înființează vor fi efectuate pe teritoriul țării în care reprezentanțele sunt înregistrate în numele și pe seama societății străine.
Reprezentanțele sunt percepute, așadar, ca instrumente strategice în implementarea unor direcții de business ale societăților, având menirea de a intermedia relațiile dintre societățile care le înființează și partenerii lor contractuali din țara respectivă. Concepute ca entități juridico-economice cu scopul intermedierii relațiilor contractuale, sunt limitate în desfășurarea activității lor în sensul în care pot efectua doar acele operațiuni comerciale care se află în deplină conformitate cu obiectul și cu scopul societății care le-a constituit. Cu alte cuvinte, reprezentanțele nu pot defășura activități în nume propriu cum ar fi cele de producție sau de prestare servicii, ci doar activități-suport pentru societatea-mamă. În desfășurarea activităților sale, reprezentanța unei societăți străine poate emite și primi oferte sau comenzi, poate negocia sau încheia contracte, poate efectua activități de informare și reclamă comercială.
Elementele definitorii ce caracterizează o reprezentanță se raportează, în principiu, la o serie de aspecte derivate din scopul pe care aceste entități il au în relațiile comerciale. O primă caracteristică o reprezintă lipsa personalității juridice, reprezentanțele fiind, practic, o prelungire a personalității juridice a societății mamă din străinătate. Reprezentanța nu are calitate de subiect de drept distinct, fiind cârmuită de lex societatis a societății-mamă, ceea ce o deosebește de filiala unei societăți, dar o apropie de regimul juridic al sucursalei. În consecință, aceasta poate încheia acte juridice acționând ca un mandatar al societății-mamă (adică în numele și pe seama acesteia) sau ca un comisionar (în nume propriu, dar pe seama societății-mamă). Însă capacitatea de folosință a reprezentanței deschisă în România este guvernată, pe lângă legea societății-mamă, și de legea română care reglementează statutul juridic al reprezentanței în România. O altă particularitate a reprezentanței constă în faptul că aceasta nu are capital propriu, dispunând doar de o suma de bani necesară derulării activității pe teritoriul țării în care este înregistrată, care nu poate fi calificată drept capital social.
Obiectul de activitate al reprezentanței nu poate fi niciodată mai extins decât cel al societății care a înființat-o și în consecință, reprezentanța nu va putea face niciodată mai mult decât ceea ce poate să facă societatea-mamă în țara sa de origine.
În orice caz, încetarea existenței societății-mamă va conduce implicit și la încetarea existenței reprezentanței.
În România, cadrul legislativ aplicabil reprezentanțelor are la bază reglementările privind autorizarea și funcționarea reprezentanțelor societăților și organizațiilor economice străine (Decretul Lege nr. 122/1990 privind autorizarea și funcționarea în România a reprezentanțelor societăților comerciale și organizațiilor economice străine).
Procedura înregistrării unei reprezentanțe pe teritoriul României va fi demarată de societatea- mamă pe baza unei cereri adresată Ministerului Economiei. Important de precizat în acest context este faptul că reprezentanța, neavând personalitate juridică, nu trebuie înregistrată la Registrul Comerțului.
Competența de a elibera autorizațiile pentru funcționarea reprezentanțelor societăților și organizațiilor economice străine aparține Departamentului de Comerț Exterior și Relații Internaționale din Ministerul Economiei, Comerțului și Relațiilor cu Mediul de Afaceri.
Cererea în vederea obținerii autorizației trebuie să cuprindă o serie de elemente prevăzute expres de actul normativ anterior menționat aplicabil înregistrării reprezentanțelor societăților și organizațiilor economice străine. Vor trebui menționate următoarele:
- a) sediul social;
- b) obiectul activității reprezentanței, în concordanță cu obiectul de activitate al societății sau organizației economice solicitante;
- c) durata de funcționare a reprezentanței;
- d) numărul și funcțiile persoanelor propuse a se încadra la reprezentanță, iar dacă sunt străini, numele, prenumele și domiciliul lor în străinătate, cu menționarea funcțiilor pe care le au la societatea-mamă și la reprezentanță.
De asemenea, la cererea de eliberare a autorizației va fi necesar să se anexeze următoarele acte:
- a) o atestare, în original, din partea Camerei de Comerț sau a altui organ competent din țara în care își are sediul societatea-mamă care să confirme existența sa legală, obiectul activității și capitalul său social;
- b) o confirmare asupra bonității din partea băncii prin care societatea sau organizația își desfășoară principalele operațiuni financiare;
- c) statutul sau alte acte dovedind forma de organizare și modul de funcționare a societății sau organizației;
- d) împuternicirea autentificată privind reprezentanții desemnați să angajeze valabil societatea pe teritoriul țării în care se înființează reprezentanța, respectiv organizația ce a solicitat autorizaț
După parcurgerea acestei etape inițiale din cadrul procedurii înregistrării reprezentanței ce constă în depunerea documentației necesare, Ministerul Comerțului Exterior este obligat ca în cel mult 30 de zile de la data înregistrării cererii, să emită autorizația sau, motivat, să respingă cererea.
În cazul admiterii cererii, autorizația pentru funcționare va stabili obiectul, condițiile de exercitare a activității, durata și sediul reprezentanței.
Retragerea autorizației de către autoritatea emitentă este posibilă, chiar și anterior expirării duratei de funcționare autorizată, în cazul depășirii obiectului de activitate stabilit prin autorizație, pentru nerespectarea obligațiilor fiscale precum și pentru încălcarea de către personalul reprezentanței a dispozițiilor legale din România privind ordinea publică.
Reprezentanțele și personalul acestora își desfășoara activitatea cu respectarea dispozițiilor legale din România. Așadar, contractelor de muncă încheiate de reprezentanțe pe teritoriul României în numele și pe seama societății-mamă, li se aplică dreptul român al muncii.
Salariați ai reprezentanței pot și atât cetățenii români cu domiciliul în România sau în străinătate, cât și cetățenii străini, cu respectarea normelor în materia angajaților cetățeni străini. Atât cetățenii străini cât și cetățenii români cu domiciliul în străinătate, pot fi angajați numai pe bază de permis de muncă eliberat de Ministerul Muncii și Ocrotirilor Sociale. Contractele de muncă se vor negocia și încheia direct de către cetățenii români cu firma sau organizația economică străină. Alegerea personalului român pentru a fi angajat la reprezentanță aparține societății sau organizației economice străine.
Privind aspectul răspunderii pentru fapte ilicite comise de angajații reprezentanțelor pe teritoriul României, Decretul 122/1990 prevede faptul că societățile și organizațiile economice răspund solidar cu angajații încadrați în reprezentanțe pentru daunele rezultate din faptele ilicite comise de angajații lor în exercitarea activității sau în legatură cu exercitarea acesteia.
Pentru funcționarea pe teritoriul țării noastre în conformitate cu dispozițiile legale, reprezentanțele societăților străine au în sarcina lor o serie de obligații derivate din activitatea pe care o desfășoară. În concret, reprezentanțele trebuie să plătească impozitele și taxele prevăzute de lege, să achite impozitul pe profit, să plătească impozitele pe salariile personalului, să respecte regimul vamal al bunurilor introduse în țară pentru dotarea și întreținerea sediilor etc.
În ceea ce privește regimul fiscal aplicabil reprezentanțelor societăților străine, acesta se raportează la activitățile limitate ce pot fi desfășurate de către aceasta, motiv pentru care Codul Fiscal impune aplicarea unui impozit forfetar anual pentru orice persoană juridică străină care are o reprezentanță autorizată să funcționeze în România.
Impozitul pe reprezentanță pentru un an fiscal este egal cu echivalentul în lei al sumei de 4.000 euro, la cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Națională a României, pentru ziua în care se efectuează plata impozitului către bugetul de stat, respectiv până la 25 iunie și 25 decembrie inclusiv a anului de impunere.
Orice persoană străină care datorează impozitul pe reprezentanță are obligația de a depune o declarație anuală la organul fiscal competent, până în ultima zi a lunii februarie inclusiv a anului de impunere.
Cuantumul impozitului menționat diferă în funcție de momentul înființării sau după caz, al desființării reprezentanței. În funcție de acest moment în cursul unui an fiscal, impozitul datorat pentru anul respectiv se va calcula proporțional cu numărul de luni de existență a reprezentanței în anul fiscal respectiv.
În cazul persoanelor juridice străine care înființează o reprezentanță în România în cursul unei luni din anul de impunere, impozitul se calculează începând cu data de 1 a lunii în care reprezentanța a fost înființată până la sfârșitul anului respectiv. Pentru reprezentanțele care se desființează în cursul anului de impunere impozitul anual se recalculează pentru perioada de activitate de la începutul anului până la data de 1 a lunii următoare celei în care a avut loc desființarea reprezentanței.
Plata impozitului forfetar prevăzut de Codul Fiscal se va efectua în două tranșe egale, până la datele de 25 iunie și 25 decembrie inclusiv a anului de impunere.
În cazul în care se înființează sau se desființează o reprezentanța în cursul unui an fiscal, societatea străină care face demersul respectiv are obligația de a depune la organul fiscal competent o declarație fiscală în acest sens în termen de 30 de zile de la data la care reprezentanța a fost înființată sau desființată. În termen de 30 de zile de la data depunerii declarației fiscale de înființare sau de desființare a reprezentanței, organul fiscal teritorial stabilește sau recalculează impozitul stabilit pentru perioada în care reprezentanța va desfășura sau își va înceta activitatea, după caz.
Reprezentanțele sunt obligate să păstreze și să conducă evidențele contabile potrivit legislației în vigoare din România.
Deși prezintă o serie de avantaje în desfășurarea relațiilor comerciale, reprezentanțele prezintă și dezvantaje derivate din regimul jurdic al acestei entități. Dat fiind faptul că nu are personalitate juridică, fiscală sau comercială proprie, societatea-mamă va prelua riscul comercial și își va asuma responsabilitatea pentru toate actele îndeplinite pe seama ei.
Cu toate că înființarea reprezentanțelor presupune expunerea la eventuale riscuri, mai mult sau mai puțin previzibile, de cele mai multe ori, societățile sau organizațiile economice străine, având interesul de a promova sau de a introduce produse pe piața românească și de a urmări cu ușurință derularea raporturilor comerciale cu partenerii contractanți, își asumă aceste riscuri ca urmare a unor practici de business care vizează extinderea teritorială a activităților desfășurate.
