Codul muncii prevede, în conținutul articolului 16, posibilitatea utilizării semnăturii electronice pentru contractele individuale de muncă, actele adiționale ale acestora, precum și pentru alte documente din domeniul relațiilor de muncă (anexe, fișe de post etc.). În acest sens, părțile contractante pot opta ca, pe lângă utilizarea semnăturii olografe, să folosească semnatura electronică avansată sau calificată pentru a încheia, modifica, suspenda sau înceta contractul individual de muncă.
Mai mult, în baza condițiilor stabilite prin regulamentul intern, angajatorul poate să utilizeze semnătura electronică avansată sau calificată ori sigiliul electronic al angajatorului în vederea întocmirii tuturor înscrisurilor din sfera relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, atât pe parcursul executării, cât și la încetarea acestuia.
Un alt aspect important de menționat este acela că documentele din domeniul relațiilor de muncă semnate electronic sunt supuse arhivării eletronice de către angajator, cu respectarea prevederilor cuprinse în legislația în materie[1], precum și puse la dispoziția organelor de control competente, la solicitarea acestora din urmă. Suplimentar, organele de control competente au obligația de a accepta contractele individuale de muncă, actele adiționale, precum și documentele din sfera relațiilor de muncă încheiate în format electronic, purtând semnatura electronică, fără a fi necesar ca acestea să fie transmise exclusiv în format letric.
Cu toate acestea, legislația în materia dreptului muncii prevede doar posibilitatea, nu și obligația utilizării semnăturii electronice avansate ori calificate la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă. În acest sens, persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul se poate opune utilizării semnăturii electronice.
Suplimentar, indiferent de semnătura aleasă de către părți spre utilizare, respectiv cea olografă ori electronică, la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă trebuie utilizat același tip de semnatură.
Pe cale de consecință, de vreme ce dispozițiile din Codul muncii nu reglementează expres modalitatea tehnică de implementare a semnăturii electronice, se poate deduce concluzia că fiecare angajator poate implementa cea mai accesibilă soluție din punct de vedere tehnic, precum și că procedura de utilizare a semnăturii electronice pentru documentele din domeniul relațiilor de muncă ar trebui să figureze în regulamentul intern al întreprinderii.
[1] Legea arhivelor naționale nr. 16/1996, republicată, precum și Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.
Pentru mai multe informații sau orice întrebări suplimentare, vă rugăm să nu ezitați să ne contactați:
➡ Telefon: (+4) 031 426 0745
📧 Email: office@grecupartners.ro
Suntem aici pentru a vă ajuta și pentru a oferi suportul nostru legal la toate situațiile dumneavoastră.
Așteptăm cu nerăbdare să discutăm cu dumneavoastră.
Avocat Ana Maria Nistor
