5 reguli noi privind supravegerea video a angajaților conform GDPR

Potrivit unui proiect legislativ pentru măsuri de punere în aplicare a Regulamentului  UE 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date  (GDPR), înregistrat la Senat în data de 14.03.2018 (pentru mai multe informații: https://goo.gl/XSd5vf), în cazul în care sunt utilizate mijloace electronice de supraveghere a angajaților, inclusiv prin supraveghere video, angajatorii voi fi obligați să își ia o serie de măsuri suplimentare față de cele existente anterior.

În ceea ce privește supravegherea video, în mod special, având în vedere caracterul datelor pe care le colectează angajatorii prin mijloacele tehnice, problematica nu mai este la fel de simplă întrucât acest tip de monitorizare nu se mai poate realiza pentru orice scop.

Cu ocazia supravegherii video, angajatorii colectează datele biometrice ale angajaților precum forma și trăsăturile feței, a corpului, tipul de mers, iar în funcție de performanța tehnicii folosite, chiar și vocea, culoarea ochilor sau alte detalii care țin de ființa umană.

Este important de reținut că și anterior există acest presupus drept al angajatorilor, însă odată cu actuala propunere legislativă, se au în vedere premise diferite, iar scopul pentru care se colectează, stochează și prelucrează datele trebuie să fie în mod obligatoriu unul legitim și să prevaleze drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor vizate. Mai mult decât atât, înainte de a implementa sau de a menține o asemenea formă de monitorizare, trebuie analizată în mod serios necesitatea efectivă de a recurge la această măsură și în același timp verificat dacă se pot impune alte tipuri de măsuri cu prioritate, care să deservească același scop și care odată testate să nu funcționeze, sau să se dovedească neeficiente.

Abia după ce supravegherea video devine unica formă de monitorizare care să îndeplinească scopul legitim al angajatorului, acesta se va asigura că o implementează în cadrul companiei cu respectarea principiilor impuse de noua legislație în vigoare la nivel european, cu aplicare și în România.

Pentru a fi conforme cu normele impuse de lege, societățile vor fi obligate să comunice cu reprezentanții salariaților sau cu sindicatul, după caz, în vederea consultării acestora și pentru a asigura transparență în ceea ce privește intenția introducerii sistemului de monitorizare video. Angajații vor trebui informați în mod complet și corect cu privire la această activitate de supraveghere și li se vor oferi explicații în legătură cu scopul în care urmează să le fie colectate datele biometrice, felul în care se va desfășura operațiunea și faptul că în absența unui caz temeinic justificat, nu vor putea fi stocate decât pentru perioade proporționale care nu pot depăși 30 de zile.

În mod efectiv, angajatorii vor trebui să prevadă monitorizarea video și măsurile de securitate pe care intenționează să le ia pentru protecția datelor cu caracter personal ale angajaților în politicile de confidențialitate interne, la nivel de societate, cu reguli precise și stricte de operare, aliniate legislației și comunicate în mod explicit salariaților.

O formă prin care se poate realiza mai ușor acest lucru este anexarea acestor politici la regulamentul intern al societății, pe care orice firmă este obligată să îl dețină încă de la înființare, fapt care va conduce pe de-o parte la informarea angajaților în masă și pe de altă parte prin semnarea acestora, angajatorul va avea și consimțământul explicit al fiecărui salariat.

Pentru a se asigura că respectă întru totul drepturile persoanelor vizate, este recomandată și informarea printr-un training la nivel de societate, în cadrul căruia să li se explice angajaților de la necesitatea efectivă a colectării acestor date și până la măsurile tehnice de siguranță pe care conducerea le adoptă în vederea protejării efective a datelor și drepturilor fundamentale ale acestora. Trainingul este necesar și pentru a li se comunica salariaților regulile generale de operare cu date cu caracter personal în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, dar și pentru a fi instruiți despre cum trebuie să reactioneaze în cazul în care intervine o problemă prin care se încalcă drepturile lor individuale privind datele cu caracter personal, precum și ale altor persoane cu care interacționează în calitatea lor de angajați în societate.

Este important ca angajații să cunoască exact procesul de colectare, stocare și prelucrare a datelor biometrice precum și al altor date cu caracter personal, modalitatea prin care acestea sunt protejate în mod efectiv, prin parolare și securizare, cine va avea acces la datele lor, pentru ce perioadă vor fi stocate precum și durata până la care se impune această măsură de monitorizare.

Angajatorii vor fi obligați să verifice din timp în timp dacă scopul legitim în baza căruia au decis supravegherea video a salariaților mai subzistă și să se asigure că odată cu dispariția acestui scop va înceta și măsura sau va fi înlocuită cu o alta, mult mai puțin intruzivă.

Sancțiunile pentru firmele care nu vor ține cont de aceste obligații sunt extrem de severe, amenzile putând ajunge în anumite cazuri până la 4% din cifra de afaceri mondială totală anuală corespunzătoare exercițiului financiar din anul anterior, luându-se în calcul cea mai mare valoare.

Realizarea unor politici de securitate prin care se analizează riscurile și se reduc la minimum poate fi o circumstanță atenuantă în favoarea angajatorului atunci când situația particulară este analizată de către Autoritatea Națională de Supravegere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.