În viața unei societăți cu răspundere limitată, apar, în contextul extinderii afacerii, mai multe evenimente cu care aceasta are de a face.
Unul dintre aceste evenimente este mărirea numărului asociaților, prin diferite metode, printre care menționăm cesiunea de părți sociale sau cooptarea de noi asociați și majorarea de capital social.
În mod normal, numarul asociaților nu afectează activitatea societății, însă există și anumite excepții.
Una dintre ele este aceea în care numărul asociaților depășește 15.
Art. 199 alin. 3 din Legea nr. 31/1990 a societăților dispune ca: “Dacă numarul asociaților trece de 15, numirea cenzorilor este obligatorie.”
Alin. 4 al aceluiași text arată că: “Dispozițiile prevăzute pentru cenzorii societăților pe acțiuni se aplică și cenzorilor din societățile cu răspundere limitată.”
Astfel, dacă numărul asociaților din cadrul societății cu raspundere limitată va depăși 15, atunci societatea va fi obligată să își numească un cenzor.
Practic, aceasta este singura situație în care o societate cu răspundere limitată are obligația de a avea numit un cenzor sau un auditor financiar. După cum urmează să arătăm, societatea va avea de ales dacă să numească un cenzor sau să contracteze un auditor financiar.
Avand în vedere că, atât scopul numirii unui cenzor, cât și scopul contractării unei societăți de audit sunt quasi – identice, daca s-ar apela atât la o posibilitate, cât și la cealaltă, concomitent, rezultatul nu ar fi decât o dublare a muncii, care nu este necesară din punct de vedere legal.
Atat numirea cenzorului, cât și cea referitoare la numirea auditorului trebuie să fie înregistrate la Registrul Comertului. (art. 1601 din Legea nr. 31/1990)
Procedura în fața Registrului Comertului este următoarea:
Numirea cenzorului:
Dosarul care se va depune la Registrul Comerțului va conține următoarele documente:
- Cerere de înregistrare mențiuni;
- Hotărare AGA prin care este numit cenzorul, cu identificarea acestuia;
- Actul constitutiv actualizat**;
- Declarația pe proprie raspundere a cenzorului din care să rezulte ca acceptă numirea și că îndeplinește condițiile legale pentru deținerea acestei calități;
- Copie de pe actul de identitate a persoanei numite cenzor;
- Copie de pe carnetul de membru CECCAR vizat pe anul în curs (dacă este cazul)
Pot fi numiți unul sau sau mai mulți cenzori. Numărul acestora trebuie să fie tot timpul impar. Dacă se dorește numirea mai multor cenzori, este obligatoriu ca unul dintre ei să fie contabil autorizat sau expert contabil, iar ceilalți să fie asociați din cadrul societății în cauză.
Dacă va fi numit doar un cenzor, acesta trebuie să fie contabil autorizat sau expert contabil.
Art. 161 alin. 2 dispune cu privire la interdicția de a fi cenzor după cum urmează:
“(2) Nu pot fi cenzori, iar daca au fost alesi, decad din mandatul lor:
- a) rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv sau sotii administratorilor;
- b) persoanele care primesc sub orice forma, pentru alte functii decat aceea de cenzor, un salariu sau o remuneratie de la administratori sau de la societate sau ai caror angajatori sunt in raporturi contractuale sau se afla in concurenta cu aceasta;
- c) persoanele carora le este interzisa functia de membru al consiliului de administratie, respectiv al consiliului de supraveghere si al directoratului, in temeiul art. 731*;
- d) persoanele care, pe durata exercitarii atributiilor conferite de aceasta calitate, au atributii de control in cadrul Ministerului Finantelor Publice sau al altor institutii publice, cu exceptia situatiilor prevazute expres de lege.”
*Art 731 face trimitere la art. 6 alin. 2 din Legea nr. 31/1990, care se referă la persoanele care nu pot fi fondatori, dar care se aplica si cenzorilor: “Nu pot fi fondatori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile ori care au fost condamnate pentru infractiuni contra patrimoniului prin nesocotirea increderii, infractiuni de coruptie, delapidare, infractiuni de fals in inscrisuri, evaziune fiscala, infractiuni prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, republicata, sau pentru infractiunile prevazute de prezenta lege”.
Numirea societății de audit financiar:
Dosarul care se va depune la Registrul Comerțului va conține următoarele documente:
- Cerere de înregistrare;
- Hotararea AGA prin care este numită societatea de audit financiar;
- Actul constitutiv actualizat**;
- Declarația reprezentantului societății de audit în sensul în care se acceptă numirea și sunt îndeplinite condițiile legale pentru deținerea calității de auditor financiar;
- Contractul de audit;
- Copie de pe certificatul de înregistrare al societații de audit;
- Copie de pe CI a reprezentantului societății de audit;
- Copie de pe carnetul CECCAR al societății de audit.
**Asa cum rezultă din informațiile care apar pe site-ul Registrului Comerțului, în cazul în care înregistrarea mențiunii se referă la cenzor sau auditor, nu ar fi necesară actualizarea actului constitutiv, însă, opinăm că, pentru siguranță, este de preferat ca auditorul financiar sau cenzorul, după caz, să fie specificați în cadrul actului constitutiv.
În ceea ce privește termenul în care trebuie să fie operată numirea cenzorului/auditorului financiar, legea nu instituie o anumită perioadă de timp în acest sens. Singurul termen care trebuie respectat este acela de 15 zile de la emiterea hotărârii AGA prin care este numit cenzorul/auditorul, în care trebuie efectuată înscrierea mențiunii în Registrul Comerțului.
Totuși, deși nu există un termen, sancțiunea pentru lipsa cenzorului/auditorului financiar este reglementată de art. 237 din Legea nr. 31/1990, aceasta fiind dizolvarea societății:
“La cererea oricarei persoane interesate, precum si a Oficiului National al Registrului Comertului, tribunalul va putea pronunta dizolvarea societatii, in cazurile in care:
- Societatea nu mai are organe statutare sau aceastea nu se mai pot intruni
[…]”
În cadru organelor statutare regăsim adunarea generală, administratori, cenzori, auditori etc. În aceste condiții, orice persoana interesată (e.g. un asociat, ANAF) poate cere dizolvarea societății pentru lipsa cenzorului/auditorului financiar, cât timp existentă acestuia este imperativ impusă de lege, numarul asociaților depășind 15.
În consecință, pentru a evita orice neajuns, este recomandat ca cenzorul/auditorul să fie numit cât mai repede de la apariția situației care generează aceasta obligație.
Cu referire la atribuțiile concrete ale cenzorului/auditorului financiar, acesta va raspunde exclusiv în fața AGA, aceasta fiind singura care are abilitatea de a îl numi și revoca.
Cenzorul are obligația de a participa la toate întrunirile AGA, în special la cele unde se discută chestiuni de ordin financiar, el garantând cu privire la conformitatea situației financiare a societății cu realitatea.
În cadrul societăților cu raspundere limitată, cenzorii îi asigură pe asociați că sunt informați corect în ceea ce privește gestiunea societății și le aduc la cunoștința atât neregulile constatate în administrarea societății, cât și încălcări ale dispozitiilor legale și ale actului constitutiv.
În concret, cenzorul/auditorul financiar are drept atribuții verificarea:
- gestiunii societății;
- legalității întocmirii situațiilor financiare și concordanța acestora cu registrele societății;
- modalității și legalității tinerii registrelor precum și evaluarea elementelor patrimoniale care trebuie efectuate conform regulilor stabilite pentru întocmirea și prezentarea situațiilor financiare.
Durata mandatului cenzorului este de 3 ani, cu posibilitate de prelungire.
Potrivit art. 29 alin. 1 din Legea contabilității, “Situațiile financiare anuale vor fi insotite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, dupa caz, si de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.”
Astfel, odată cu depunerea bilanțului contabil, va trebuie să fie depus și raportul cenzorului/auditorului.
În concluzie, poziția de cenzor/auditor financiar nu este, de principiu, obligatorie, într-o societate cu raspundere limitată, excepția fiind constituită de situația în care numarul asociaților depășește 15.
Obligațiile cenzorului/auditorului sunt față de Adunarea Generală a Asociaților, aceștia verificând și certificând faptul că situația economică a societății, așa cum a fost prezentată asociaților de către persoanele care administrează societatea, este conformă cu realitatea.
