Principala întrebare a fiecărui angajator în ceea ce privește condica de prezență este dacă aceasta trebuie să poarte în mod obligatoriu semnătura olografă a angajaților.
Evidența programului de lucru al angajaților, generic numită condica de prezență, este un subiect controvorsat, mai ales în ceea ce privește forma acesteia.
Art. 119 din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii prevede faptul că angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă aceasta evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.
Din interpretarea art. 119 nu reiese obligația legală ca evidența programului sau condica de prezență să cuprindă semnăturile olografe ale angajaților.
Cu toate acestea, de-a lungul timpului a fost instituită o practică la nivelul controalelor inițiate de inspectorii ITM de a considera că evidența programului/condica de prezență nu îndeplinește forma legală dacă nu cuprinde inclusiv semnătura olografă a fiecărui angajat la care se face referire în cuprinsul acesteia.
Astfel, deși nu există o cerință legală de semnare a evidenței programului de lucru, practica la nivelul ITM a fost în sensul de a solicita și aceasta semnare. Cu alte cuvinte semnarea evidenței are la baza riscurile practice și nu obligațiile legale.
Din interpretarea dispozițiilor legale în materie și avand în vedere faptul că nu există o obligație legală expresă care să prevadă necesitatea semnării de către angajat a evidenței orelor de muncă prestate zilnic, întelegem că nu este obligatorie semnarea olografă a angajatului, indiferent de interpretările contradictorii care ar putea fi reținute.
În argumentarea acestei interpretări, redăm în continuare punctul de vedere solicitat Inspectoratului Teritorial de Muncă în legătură cu prevederile art. 119 din Codul Muncii:
“[…] Codul Muncii acordă libertate deplină angajatorilor în a-și stabili propriile metode de a ține evidența în conformitate cu propriile reguli/instrucțiuni/proceduri etc.
Dacă angajatorii optează pentru o modalitate (comunicată salariatului) care presupune și obținerea unei semnaturi din partea acestuia, atunci regula instituită devine obligatorie, însă această obligație se raportează la resectarea regulilor generale de disciplină a muncii în societate nu și la îndeplinirea vreunei dispoziții legale.”
Altfel, dacă angajatorul înțelege să implementeze semnarea evidentei programului de lucru prin prevederi interne, există această libertate, însă nu este ținut în acest sens de dispozițiile legale.
În acest caz, angajatorului trebuie să se raporteze inclusiv la principiul minimizării datelor cu caracter personal prelucrate, conform Regulamentului 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulaţie a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Conform principiului minimizării, angajatorul trebuie să colecteze cantitatea minimă de date personale necesare pentru îndeplinirea scopului urmărit.
În concluzie, semnarea olografă a evidenței programului de lucru al salariaților nu trebuie să fie semnată olograf de căre aceștia, însă poate purta semnaturile acestora, în măsura în care sunt respectate prevederile legale.
Avocat Catalina Nichita
