Pe întreg parcursul procesului civil, în prima instanță, în apel și în recurs, legea română îngăduie părților să își conducă personal procesul, indiferent de etapa în care el se găsește sau gradul instanței care este competentă să judece, deoarece potrivit art. 80 alin. (1) „Părțile pot să exercite drepturile procedurale personal sau prin reprezentant. Reprezentarea poate fi legală, convențională sau judiciară”.
Reprezentarea nu este obligatorie când titularul drepturilor are capacitate de exercițiu deplină, reprezentând o facultate neîngrădită a părții. În cazul în care părțile optează pentru reprezentare, vor putea sta în judecată prin intermediul reprezentantului, prezența acestora la termene fiind obligatorie doar în anumite cazuri expres prevăzute de lege. Spre exemplu, în procedura divorțului art. 921 alin (1) NCPC prevede că „În fața instanțelor de fond, părțile se vor înfățisa în persoană, afară numai dacă unul dintre soți execută o pedeapsă privativă de libertate, este împiedicat de o boală gravă, este pus sub interdicție judecătorească, are reședința în străinătate sau se află într-o altă asemenea situație, care îl împiedică să se prezinte personal”. Totodată, legea prevede sancțiunea respingerii cererii ca nesusținută în cazul reclamantului care lipsește nejustificat la termenul de judecată, la care se infățișează numai pârâtul, astfel cum prevede art. 922 NCPC.
Reprezentarea convențională este un corolar al dreptului la apărare reglementat de NCPC prin art. 13, care prevede faptul că dreptul la apărare este garantat, iar părțile au dreptul, în tot cursul procesului, de a fi reprezentate sau, după caz asistate în condițiile legii.
În cazul în care împuternicirea de a reprezenta este dată unui avocat sau consilier juridic pentru a reprezenta o persoană fizică sau juridică, dovada calității se va face printr-un înscris, potrivit legilor de organizare și exercitare a profesiei.
În situaţia în care, avocatul sau consilierul juridic nu depune odată cu acţiunea, dovada puterii de a reprezenta partea în cadrul procesului, respectiv împuternicirea avocaţială/înscrisul specific profesiei, orice persoană interesată (inclusiv instanţa din oficiu) are posibilitatea de a invoca excepţia lipsei dovezii calităţii de reprezentant. Instanţa va da un termen scurt pentru a se depune dovada sau pentru ca partea în numele căreia a fost introdusă acţiunea, să vină şi să ratifice toate actele îndeplinite de către reprezentant până în acea fază procesuală. Această excepţie este una de ordine privată, chiar dacă există posibilitatea ca oricare dintre părti să o invoce, interesul fiind unul particular, şi anume, ca orice participant să fie sigur că actele procedurale îndeplinite în faţa instanţei nu vor fi ulterior invalidate prin invocarea excepţiei de către oricare dintre participanţi. Totuşi, depăşind caracterul privat, ea poate fi invocată oricând în faţa primei instanţe, fiind interzisă invocarea ei pentru prima dată în căile de atac, având ca efect anularea cererii în cazul admiterii ei.
Se pune problema de a ştii ce se întamplă în situaţia în care reprezentantul are dovada calităţii de reprezentant (împuternicirea avocaţială), dar nu deţine această calitate, nu are dreptul de a reprezenta o parte în instanţă. Textul art. 82 NCPC nu ar fi aplicabil, întrucat, acesta face referire doar la lipsa dovezii, nefăcând trimitere la calitatea propriu-zisă de reprezentant (avocat).
Această problemă execede textele Noului cod de procedură civilă, ea fiind soluţionată prin art. 25 al Legii 51/1995 pentru organizarea şi exercitarea profesiei de avocat care la alin (1) prevede următoarele: “Instanţele sunt obligate să verifice şi să se pronunţe asupra CALITĂŢII de reprezentant al unei persoane care se prezintă ca avocat, exercitând acte specifice profesiei şi folosind însemnele profesiei de avocat”. Aici nu se mai pune problema lipsa dovezii, întrucat persoana care se pretinde a fi avocat în faţa instanţei are dovada, ea nu deţine calitatea necesară pentru a întreprinde actele specifice profesiei de avocat. Astfel, în cazul de faţă, excepţia ce trebuie invocată nu este cea de la art. 82 NCPC, ci este cea a lipsei calităţii de reprezentat. Această excepţie este una de ordine publică, acest caracter reiese din reglementarea art. 25 alin (4) al Legii 51/1995 care prevede ca şi sancţiune nulitatea absolută a actelor îndeplinite de pretinsul avocat: „Actele specifice profesiei de avocat, efectuate în mod public, de o persoană care nu a dobândit calitatea de avocat în condiţiile prezentei legi, sunt NULE”.
Fiind o excepţie de ordine publică, lipsa calităţii de reprezentant poate fi invocată în orice faza a procesului, inclusiv în recurs, cu consecinţa evidentă a desfiinţării tuturor actelor de procedură îndeplinite până în acea faza procesuală, inclusiv a hotărâriilor pronunţate în fond şi în apel de către instanţele de judecată. Mai mult decât atât, nulitatea este una necondiţionată de vătămare, prin urmare, nu contează dacă acele acte au fost favorabile sau nefavorabile părţii care a fost reprezentată de către un pretins avocat.
