Whistleblowing. Cum implementăm la nivelul companiei procedura de raportare a faptelor de încalcăre a legii?
- Protecția raportorilor de integritate. Principii
Potrivit proiectului de lege pentru transpunerea Directivei europene privind avertizorii de integritate (Directiva Whistleblower), care a primit aprobarea Guvernului la începutul lunii martie, protecția raportărilor (și, implicit, a raportorilor) privind diverse încălcări ale legii este asigurată în baza unei serii de principii, printre care se numără: principiul legalității, al responsabilității, principiul imparțialității, principiul bunei administrări, al echilibrului, respectiv al bunei-credinţe.
Raportorii sus-amintiți sau whistleblowers ori avertizorii de integritate desemnează acele persoane care oferă informații despre anumite practici ilegale, incorecte sau lipsite de etică din cadrul companiei în care lucrează, comise de organizațiile din sectorul public sau privat, in concreto încalcari ale legii, procedurilor sau politicilor interne, precum și ale dispozițiilor din regulamentele companiei, survenite într-un anumit context profesional.
- Modalități de raportare
Proiectul de lege menționat anterior și care va trebui să îmbrace forma legii până cel târziu la finalul lunii martie a anului 2022 instituie două modalități de raportare a faptelor ilegale, contrare eticii sau corectitudinii, astfel:
a) raportarea internă – aceasta reprezintă comunicarea orala sau scrisă de informații referitoare la încalcări ale legii în cadrul unei entități juridice din sectorul privat sau din sectorul public. Mijloacele puse la dispoziție în acest sens se numesc canale interne de raportare;
b) raportarea externă – înseamnă comunicarea orală sau scrisă de informații referitoare la încălcări ale legii către autoritățile competente, precum Agenția Națională de Integritate.
Ca regulă, raportarea se va realiza prin intermediul canalelor interne de raportare existente la nivelul unei companii. Cu toate acestea, în lipsa canalelor interne de raportare, avertizorul care efectuează o raportare privind încălcări ale legii va putea utiliza canalul extern de raportare.
- Conținutul și evidența raportărilor
O raportare care va beneficia de protecția impusă prin proiectul legislativ în discuție trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente: numele și prenumele avertizorului de integritate, datele de contact ale avertizorului, contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată (dacă este cunoscută), descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul unei autorităţi, instituții publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum şi în cadrul persoanei juridice de drept privat, precum și, după caz, probele în susținerea raportării, data și semnătura, după caz.
Cu toate acestea, deoarece confidențialitatea raportorului este, astfel cum va fi detaliat mai jos, un element-cheie al proiectului de lege analizat. Astfel, prin excepție de la elementele mai sus precizate, raportarea va putea să nu conțină numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului, însă numai în măsura în care aceasta conține suficiente informații referitoare la încălcări ale legii, care să poată fi investigate în mod corespunzător, fără a constitui un abuz sau chiar o șicană.
La nivelul companiilor va trebui sa existe o evidență a raportărilor, materializată printr-un registru care cuprinde data primirii raportării, numele și prenumele raportorului, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării și modalitatea de soluționare. Registrul poate fi ținut fie pe suport fizic, fie în format electronic. Autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public, precum și persoanele juridice de drept privat cu cel puțin 50 de angajați, prin persoana sau compartimentul desemnat, au obligația de a menține și statistici cu privire la raportările care privesc încălcări ale legii.
Aceste evidențe vor fi ținute cu respectarea cerințelor privind confidențialitatea, raportările păstrându-se pentru o perioada de 5 ani, la expirarea căreia acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.
În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală, persoana desemnată cu soluționarea raportărilor are obligația de a documenta raportarea în unul dintre următoarele moduri:
a) prin efectuarea unei înregistrări a conversației într-o formă durabilă și accesibilă, însă sub rezerva consimțământului avertizorului;
b) printr-o transcriere completă și exactă a conversaț
În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală în care conversațiile nu pot fi înregistrate, persoana desemnată are obligația de a întocmi un proces-verbal de transcriere completă și exactă a conversației. Persoanele desemnate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.
Atragem atenția asupra faptului că o înregistrare a conversațiilor telefonice conținând raportări ar putea pune probleme din perspectiva protecției datelor personale, motiv pentru care, în situația în care entitățile juridice aleg acest canal de raportare, este necesară atât informarea în mod corespunzător a persoanei vizate, cât și pregătirea documentației GDPR apte a demonstra interesul legitim al companiei, în calitate de Operator de date, de a păstra discuțiile telefonice relevante.
De asemenea, în cazul în care avertizorul în interes public nu-și exprimă consimțământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport hârtie, persoanei desemnate, sau în format electronic, la o adresă de poștă electronică dedicată.
O alternativă transparentă a modalităților de raportare indicate de proiectul legislativ analizat este reprezentată de soft-urile și platformele online de raportare a faptelor de încălcare a legii, care trebuie însă alese cu o diligență sporită, astfel încât să se asigure respectarea legislației relevante în domeniu.
- Confidențialitatea – elementul de bază al proceselor de raportare
Desigur că în situația în care avertizorului nu i-ar fi asigurată confidențialitatea, procedura de raportare ar fi una fără succes, nesigură sau chiar considerată de raportori o modalitate de tragere la răspundere în mod excesiv. Din aceste motive se prevede faptul că persoana desemnată să soluționeze raportarea are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepția situației în care are consimțământul expres al acestuia.
Cu toate acestea, tot ca o excepție de la regulă, identitatea avertizorului în interes public și orice altă informație menționată de acesta pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru reprezintă o obligație impusă de lege, cu respectarea condițiilor și a limitelor prevăzute de aceasta.
Trebuie adăugat și faptul că informațiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluționării raportării.
Mai mult, obligația de a păstra confidențialitatea nu există în cazul în care avertizorul a dezvăluit în mod intenționat identitatea sa în contextul unei divulgări publice. Obligația de a păstra confidențialitatea se menține şi în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul autorității, instituției publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum și din cadrul persoanelor juridice de drept privat alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.
Pentru detalii privind particularitățile procedurii de raportare internă, respectiv externă, vă invităm să citiți articolul disponibil prin accesarea urmatorului link: (…).
Avocat Mihaela Bălău
