Whistleblowing: Particularitățile procedurii de raportare internă și raportare externă

• Obligația de a institui canale interne de raportare

Potrivit proiectului de lege pentru transpunerea Directivei europene privind avertizorii de integritate (Directiva Whistleblower), autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public, indiferent de numărul de angajați, precum și persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de angajați, au obligația de a identifica sau institui canale interne de raportare și de a stabili proceduri de raportare internă și pentru efectuarea de acțiuni subsecvente. De asemenea, obligația de identificare sau de instituire a canalelor interne de raportare, de stabilire a procedurilor de raportare internă și de efectuare de acțiuni subsecvente stabilite de către autoritățile și instituțiile publice se aplică și structurilor fără personalitate juridică ale acestora.

Companiile care au între 50 și 249 de angajați se pot grupa și pot utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor referitoare la încălcări ale legii și în ceea ce privește acțiunile subsecvente. Acest fapt nu trebuie să aducă atingere în niciun fel obligației de a păstra confidențialitatea, de a informa avertizorul în interes public și de a soluționa raportarea.

Anexa 3 a viitoarei legi ne indică însă că entitățile private ce intră sub sfera legilor enumerate in cuprinsul ei vor fi obligate să aibă canelele de raportare internă indiferent de numărul de angajați.

• Procedura privind raportarea internă

Persoana desemnată, precum şi mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat din cadrul companiei, prin afișare pe website-ul său sau prin afișarea la sediul/ punctul de lucru, într-un loc vizibil şi accesibil salariaților. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil.

Procedurile de raportare internă și de efectuare de acțiuni subsecvente trebuie să cuprindă, printre altele, și următoarele elemente:

• conceperea, instituirea și gestionarea modalității de primire a raportărilor trebuie să respecte confidențialitatea identității avertizorului și a oricărei părți terțe menționate în raportare și să se împiedice accesul personalului neautorizat; astfel, documentația privind procedura de raportare trebuie redactată și implementată în cadrul fiecărei companii ținând cont de toate particularitățile sale, respectiv de profilul de business;
• Compania este obligată să răspundă avertizorului confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia;
• Compania trebuie să desemneze o persoana, un compartiment sau un terț cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor; oricare dintre cei desemnați trebuie să acționeze cu imparțialitate și să fie independent în exercitarea acestor atribuții clare și precise trasate de către Companie/ Angajator;
• obligația de informare a avertizorului cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut mai sus, precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate progrese în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea afecta în mod negativ desfășurarea acestora.
• Raportarea prin canale externe de raportare

Canalele externe de raportare sunt reprezentate de autoritățile și instituțiile publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență, respectiv de Agenția Națională de Integritate (”Agenția„) sau de alte autorități și instituții publice cărora Agenția le transmite raportările spre soluționare.

Agenția, după primirea raportării, are obligația înregistrării acesteia, confirmând primirea în cel mult 7 zile calendaristice, cu excepția cazului în care avertizorul a solicitat în mod expres altfel sau atunci când Agenția consideră că o confirmare a primirii raportării ar periclita protecția identității avertizorului în interes public.

După finalizarea examinării, Agenția întocmește un raport care cuprinde următoarele elemente: prezentarea situației care a făcut obiectul raportării, inclusiv descrierea informațiilor aduse la cunoștința Agenției prin raportarea înregistrată, concluzii și recomandări care pot cuprinde referiri la eventuale măsuri de protecție. Modalitatea de soluționare se comunică în termen de 5 zile de la finalizarea examinării către avertizorul în interes public și persoana vizată.

 

• Divulgarea publica

 

Avertizorul care divulgă public informații privind încălcarea legii beneficiază de protecție în temeiul proiectului de lege pentru transpunerea Directivei Whistleblower în cazul în care este îndeplinită una dintre următoare condiții: a raportat mai întâi intern și extern sau direct extern în conformitate cu prevederile proiectului de lege in discutie, însă acesta consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare în termenul legal sau acesta apreciază că are motive întemeiate să considere că: 1. încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat sau 2. în cazul raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate redusă ca încălcarea să fie remediată în mod eficace având în vedere circumstanțele specifice ale raportării.

Sesizarea privind încălcarea legii prin divulgare publică se adresează și presei, organizațiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizațiilor neguvernamentale (ONG-urilor), comisiilor parlamentare.

 

• Sanctiuni

Conform proiectului de lege pentru transpunerea Directivei europene Whistleblower, următoarele fapte constituie contravenții, dacă nu au fost săvârșite în astfel de condiții încât să fie considerate, potrivit legii penale, infracțiuni și se sancționează după cum urmează:

1. a) împiedicarea, prin orice mijloace, a raportării de către persoana desemnată să primească și să înregistreze raportările sau de către persoana care face parte din compartimentul desemnat în acest sens se sancționează cu amendă de la 1.500 RON la 15.000 RON;
2. b) refuzul nejustificat de a răspunde solicitărilor Agenției și autorităților în exercitarea atribuțiilor care le revin potrivit prezentei legi se sancționează cu amendă de la 2.500 RON la 25.000 RON;
3. c) nerespectarea de către companii a obligației de a institui canalele interne de raportare se sancționează cu amendă de la 2.500 RON la 25.000 RON;
4. d) nerespectarea de către companii a obligațiilor privind conceperea, instituirea și gestionarea modaliății de primire a raportărilor astfel încât să fie protejată confidențialitatea identități avertizorului și a oricărei terțe părți menționate în raportare, respectiv împiedicarea accesului neautorizat la raportare se sancționează cu amendă de la 3.000 RON la 30.000 RON;
5. e) încălcarea de către persoanele fizice a obligației de a menține confidențialitatea privind identitatea avertizorilor în interes public, a persoanei vizate sau a terțelor persoane se sancționează cu amendă de la 3.000 RON la 30.000 RON în cazul persoanelor fizice.

 

Avocat Ana Maria Nistor