Regulamentul intern reprezintă un document foarte important pentru raporturile dintre angajator și angajat, alături de contractul individual de muncă și contractul colectiv de muncă. Spre deosebire de ultimele două contracte ce se negociază între părți, regulamentul intern este un act unilateral al angajatorului prin intermediul căruia acesta stabilește clauze esențiale în temeiul cărora își va fundamenta unele decizii, de exemplu sancțiunile disciplinare.
În termen de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice, angajatorii au obligația de întocmi regulamentul intern.
Regulamentul intern trebuie respectat de toti salariații societății, dar și de către angajator. Acest document poate fi un instrument deosebit de util în situațiile neplăcute în care companiile au conflicte cu angajații, însă doar dacă documentul este redactat corect și complet, respectând condițiile esențiale prevăzute de legislația în vigoare. Astfel, conform Codului Muncii, regulamentul intern se întocmeşte de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz, și trebuie să conțină cel puțin următoarele categorii de dispoziţii:
- reguli privind protecţia, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unităţii;
- reguli privind respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii;
- drepturile şi obligaţiile angajatorului şi ale salariaţilor;
- procedura de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor;
- reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;
- abaterile disciplinare şi sancţiunile aplicabile;
- reguli referitoare la procedura disciplinară;
- modalităţile de aplicare a altor dispoziţii legale sau contractuale specifice;
- criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor.
- reguli referitoare la preaviz;
- informaţii cu privire la politica generală de formare a salariaţilor, dacă există.
Pe lângă detalierea informațiilor obligatorii prevăzute de lege, regulamentul intern trebuie să fie redactat în funcție de specificul de business al companiei astfel încât regulile de disciplina muncii să fie realmente concrete și aplicabile angajaților. De exemplu, dacă un angajator alege să copieze un regulament aparținând altei societăți cu un obiect diferit de activitate sau cu chiar asemănător, dar care are organigrama și structura departamentelor diferită, este foarte probabil ca drepturile, obligațiile și resposabilitățile salariaților să nu corespundă cu situația lor în fapt. Într-o astfel de situație, angajatorul nu se va putea prevala de dispozițiile regulamentului intern, deoarece organizarea angajaților săi nu corespunde cu modelul activităților descrise din regulamentul ”împrumutat”.
În altă ordine de idei, angajatorul are obligaţia de a aduce la cunoştinţa fiecărui salariat prevederile regulamentului intern, în prima zi de lucru, şi de a face dovada îndeplinirii acestei obligaţii. Aducerea la cunoştinţa salariaţilor a prevederilor regulamentului intern se poate realiza pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia ca, în acest din urmă caz, documentul să fie accesibil salariatului şi să poată fi stocat şi printat de către acesta. Îndeplinirea obligației de informare poate fi dovedită prin completarea unui proces verbal sau prin înregistrarea confirmării de primire documentul via e-mail sau în cadrul unei aplicații interne de lucru pentru angajați.
De ce este atât de important ca angajatorul să aiba dovada comunicării regulamentului intern? Deoarece regulamentul produce efecte faţă de salariat de la momentul luării la cunoştinţă a acestuia. Cu alte cuvinte, dacă angajatorul nu poate dovedi faptul că a informat angajatul despre regulile de conduită ale companiei, salariatul nu poate fi, de exemplu, sancționat disiciplinar sau tras la răspundere patrimonială pentru pagubele materiale produse.
De asemenea, orice modificare ce intervine în conţinutul regulamentului intern este supusă procedurilor de informare a angajaților.
Chiar dacă regulamentul intern reprezintă un act unilateral al angajatorului, orice salariat interesat poate sesiza compania cu privire la dispoziţiile documentului, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său. Controlul legalităţii dispoziţiilor cuprinse în regulamentul intern este de competenţa instanţelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate de către angajat.
