DIRECTIVA WHISTLEBLOWERS – partea I din III
Despre whistleblowers sau avertizorii de integritate
Sistemul intern de raportare
Generalități despre avertizorii de integritate și Directivă
Termenul de whistleblower definește acele persoane care activează în cadrul companiilor sau în cadrul instituțiilor/autorităților publice și care dețin informații despre anumite acțiuni interne care sunt contrare legii și care intenționează denunțarea acestor fapte, în vederea investigării.
În terminologia din țara noastră, termenul de whistleblower a fost tradus drept avertizor de integritate.
Este binecunoscut faptul că în structuri, deopotrivă publice și private, atât în România, dar și în alte țări, persoanele care raportează încălcări ale legislației au șanse ridicate de a suferi repercusiuni sau alte consecințe negative profesional – fără însă ca acest lucru să fie legat de exercitarea atribuțiilor de serviciu, eventual constatate ca urmare a unor evaluări.
Fiind deci cunoscut acest context și pentru a garanta un nivel de protecție pentru avertizorii care găsesc curajul de a raporta acțiunile ilegale, Uniunea Europeană a adoptat Directiva whistleblower-ilor în decembrie 2019 – Directiva 2019/1937 (Directiva privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii).
Poate unul din cele mai importante elemente introduse de Directivă (în ton și cu ale reglementări recente, ca de exemplu cele din domeniul hărțuirii la locul de muncă) este obligația companiilor și a instituțiilor publice de a înființa un canal intern de raportare. De asemenea, regula de aur a Directivei protejează acești avertizori, companiile și instituțiile vizate având obligația de a se abține de la orice fel de acțiuni represariale la adresa persoanelor care au apelat în mod corect la una din variantele de raportare (divulgarea internă, externă și, în unele cazuri, și publică).
Canalele de raportare protejate și obligația de a stabili o procedură internă de raportare
Directiva Whistleblower stabilește un sistem de raportare pe trei niveluri: raportare internă corporativă, raportare externă către autoritățile desemnate de guvern și divulgarea publică.
De principiu, protecția directă este asigurată doar în cadrul primelor două metode de raportare. În ceea ce privește raportarea publică, avertizorii care aleg să apeleze direct la aceasta trebuie să știe că Directiva îi obligă să fi apelat (fără succes) mai întâi la una din primele două maniere de raportare, altfel nu vor beneficia de protecție.
Există însă și o serie de excepții, în sensul în care protecția se aplică în cazul în care încălcarea ce a făcut obiectul raportării reprezintă un pericol iminent pentru interesul public sau, în cazul raportării externe, dacă există riscul de represalii sau șanse mai degrabă scăzute în vederea soluționării corecte a raportării.
Ca primă măsură, Directiva obligă angajatorii privați cu cel puțin 50 de salariați să implementeze un sistem intern de raportare. În cazul angajatorilor publici, regula subzistă indiferent de numărul de salariați.
Pe lângă crearea de canale de raportare interne, statele membre trebuie să stabilească și canale de raportare externă de către denunțătorii și să numească autorități care pot primi și urmări rapoartele respective.
Despre sistemul intern de raportare
Directiva stabilește o serie de principii minimale ce trebuie să fie îndeplinite de sistemul intern de raportare: confidențialitate, independență și celeritate. De menționat este faptul că sistemul intern de raportare poate fi organizat in-house sau poate fi realizat sub formă de serviciu externalizat.
Din categoria persoanelor care pot presta acest serviciu enumerăm specialiștii externi, auditori, reprezentanți ai sindicatelor sau reprezentanți ai angajaților, precum și platforme externe de raportare.
Un alt principiu enunțat de Directivă este acela al accesului potențialilor avertizori de integritate la informațiile de pe canalale disponibile. Ca atare, acele informații trebuie să fie accesibile în mod clar, în locuri precum site-ul companiei sau într-un loc ușor accesibil.
Directiva lasă libertate destul de mare companiilor de a alege modul de organizare a sistemului intern de raportare, setând însă o serie de condiții:
- Capacitatea de a permite avertizorilor să efectueze raportările în scris și să le transmită prin e-mail, poștă sau printr-o platformă onlineș
- Capacitatea de a permite avertizorilor să efectueze raportările telefonic;
- Capacitatea de a permite avertizorilor să efectueze (într-un interval de timp rezonabil de la o solicitare în acest sens) raportările în cadrul unor întâliniri tete-a-tete;
Care este traseul raportării interne? Alte principii
Ulterior depunerii, Directiva arată că raportarea trebuie să ajungă la „persoana cea mai potrivită”, oferind drept criterii minimale de alegere a acestei persoane, independența și lipsa conflictului de interese față de acțiunea raportată. De asemenea, este indicat să se arate de la momentul incipient al raportării care vor fi factorii cu un cuvânt de spus în cadrul investigației, precum și care va fi deznodământul anchetei.
Un alt principiu al procedurii interne de raportare este confidențialitatea, care trebuie să existe pe tot parcursul investigației, dar și ulterior acesteia, fiind esențial ca toate identitățile, fie a denunțătorului ori a celorlalți terți să rămână necunoscute. În conexiune cu principiul confidențialității, și legislația în domeniul datelor cu caracter personal trebuie respectata cu strictețe.
Aspecte procedurale. Termene limită
Sub aspect al termenelor de respectat, Directiva indică un termen de 7 zile de la primire pentru confirmarea primirii.
Ulterior, feedback-ul care presupune acțiuni ori inacțiuni trebuie dat în 3 luni de la confirmarea primirii (sau de la expirarea termenului în care trebuia să fi fost făcută confirmarea).
După finalizarea anchetei interne, whistleblower-ul trebuie să fie înștiinșat despre rezultatul acesteia, ulterior trebuind să fie ținută o evidență a rapoartelor, pentru perioade proporționale cu scopul impus de Directivă.
Deadline pentru transpunere – situația transpunerii in România
Statele membre UE au termen până la 17 decembrie 2021 pentru a pune în aplicare directiva.
Există însă și unele excepții față de termenul general de 17 decembrie 2021. Statele membre pot acorda o prelungire pentru agenții economici privați cu 50-249 de angajați, aceștia trebuind să se conformeze până pe 17 decembrie 2023, în ceea ce privește implementarea sistemului intern de raportare.
În ceea ce privește transpunerea la nivelul României, este lansat în dezbatere publică un proiect de lege (optimist îl putem numi), care prevede ca dată de intrare în vigoare data limită, respectiv 17 Decembrie 2021.
Avocat Alexandru Teodorescu
Primul dintr-o serie de trei articole pe tema Directivei 2019/1937
Urmează „O privire atentă înspre paleta de acțiuni și drepturile whistleblower-ilor și mijloace de protecție” și „Directiva whistleblower-ilor – o privire din perspectiva companiilor”
